Seguro que en tu día a día debes gestionar una cantidad ingente de correos electrónicos, documentos y certificados oficiales descargados, copias y registros en papel que escaneas y guardas en una carpeta de tu ordenador, registros en Excel, etc. que, a veces, no sabemos cómo gestionar.
Esto se debe a que hoy por hoy continuamos trabajando con herramientas que se inventaron mucho antes de tener que enfrontarnos entornos en los que cada vez se externalizan y subcontratan más servicios, se interactúa con más usuarios, cada vez más la Inspección de Trabajo requiere documentación sobre la coordinación, se debe respetar rigurosamente la custodia documental, el Real Decreto 171/2004 y la Ley Orgánica de Protección de Datos, las versiones de los documentos deben estar accesibles 24 horas los 7 días de la semana, etc.
Además, la tecnología móvil y la nube imponen una actualización constante y, la necesidad de controlar exhaustivamente la trazabilidad de la documentación y su estado a tiempo real.
Precisamente el acceso constante en la nube de la documentación vigente y permanentemente actualizada, en función del perfil de usuario, es lo que impera en CTAIMACAE.net, una aplicación web para la gestión de la CAE, que permite trabajar juntos constantemente a los usuarios implicados, de forma intuitiva y sencilla. El hecho además de que esté en la nube, y que tenga una capacidad de visualización del estado documental y de búsqueda rápida, que no necesite que nos preocupemos más por archivar documentos en carpetas separadas, son algunas de las claves que muestran que esta solución ha cambiado la forma en que gestionamos la Coordinación de Actividades empresariales permitiéndonos dedicar más tiempo al trabajo en campo y a la vigilancia y, menos a la revisión y archivo de la documentación.
Documentación, registros, notificaciones, acuses de recibo, trazabilidad, intercambio documental ágil e inteligente con acceso web y móvil en un entorno único de colaboración.
En el diseño funcional de CTAIMACAE.net hay tres conceptos importantes:
- Un sistema que incorpora las mejores prácticas y que se personaliza al procedimiento de Coordinación de actividades empresariales que requieras: Con una rápida priorización de las principales tareas en función del expertise que aportan las mejores prácticas en los sectores más exigentes, el carácter integral de la aplicación web CTAIMACAE.net permite optimizar el procedimiento existente, personalizándolo y haciéndolo ágil y eficaz.
- Claridad sobre la complejidad: Su intuitiva interfaz de usuario diseñada para dispositivos móviles y entornos web permite tomar decisiones rápidamente, basándose en pantallas que informan infográficamente del estado de la documentación, si los trabajadores pueden acceder o no a las instalaciones, el histórico de custodia y trazabilidad, etc. Todo bajo control en un solo vistazo para ti y para tus contratistas.
- Perfil de usuarios avanzado, confidencialidad y seguridad: Para ser más efectivos, los usuarios tienen acceso a documentación en función de los permisos que se habiliten. Así los equipos involucrados en la CAE se gestionan e involucran de forma eficaz, cumpliendo estrictamente con la Ley Orgánica de Protección de Datos y manteniendo la seguridad informática y confidencialidad. La subida de la documentación para los usuarios de tus contratas es muy sencilla y ágil. Además, el sistema de notificaciones y avisos en la nube permite, de forma segura, gestionar los procesos eficientemente.
El desarrollo de CTAIMACAE.net ha sido fruto de la incorporación de buenas prácticas, actualizaciones legislativas e innovaciones a partir de experiencias de las empresas más exigentes en Coordinación de Actividades Empresariales:
- net evita la pérdida de productividad que los técnicos de prevención debían de hacer frente explorando las bandejas de entrada, archivando los documentos y registrándolos en hojas de cálculo, en la carpeta del ordenador para encontrar la información requerida.
- Además, de salvar la ineficiencia de los procesos vinculados a la CAE (errores de revisión documental, archivo y custodia, etc.)
- Por otro lado, se evita la pérdida de productividad en la clasificación de carpetas y de las bandejas de entrada, donde encontrar los archivos a veces resulta una auténtica aventura.
- net también guía a los usuarios intuitivamente a realizar las tareas vinculadas al procedimiento de CAE mediante la aplicación web (acuse de lectura de la documentación, adjuntar documentación sobre capacitación y certificación oficial, informar e intercambiar documentación propia y de las subcontratas sobre la identificación de riesgos y medidas preventivas, etc.). Por tanto, CTAIMACAE.net ayuda a tus subcontratas a saber qué deben hacer para coordinarse contigo de forma óptima, ágil y eficaz.
En definitiva, se trata de una nueva forma de trabajar, una revolucionaria solución mediante un aplicativo web que optimiza y agiliza tu proceso de coordinación de actividades empresariales, garantizando el cumplimiento legal de los deberes legales y ayudando a tus contratas a coordinarse contigo, al mismo tiempo que, permite a tu departamento de Seguridad y Salud a concentrarnos en el trabajo que realmente importa.
CTAIMA Outsourcing & Consulting SL simplifica, agiliza y garantiza el cumplimiento legal del Real Decreto 171/2004 de Coordinación de Actividades Empresariales, mejorando la competitividad y productividad de las organizaciones que gestionan a sus contratistas mediante CTAIMACAE.net.
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