Aunque la Coordinación de Actividades Empresariales sirve para proteger a los trabajadores de un siniestro laboral durante la concurrencia de sus actividades en un centro de trabajo, lo cierto es que la mayor parte de las actividades a las que obliga el Real Decreto 171/2004 tienen que ver con los momentos anteriores a la concurrencia con el intercambio de esa documentación y con los posteriores a la misma, con la recopilación, almacenamiento y custodia de la misma.
La Administración manifiesta que los empresarios implicados en una subcontratación deben conservar durante cierto tiempo tanto la documentación relativa a prevención como a la propia relación laboral.
¿Pero, cuáles son los documentos que debemos conservar? ¿Durante cuánto tiempo?
El gran número de legislación y jurisprudencia existente establece diferentes períodos de tiempo en función de la temática que regule y el hecho de que diversa documentación pueda ser útil para diferentes tipos de acciones dificulta aún más el establecimiento de los plazos.
DOCUMENTACIÓN LABORAL – Mínimo 3 años y máximo 10 años.
Se entiende por documentación laboral:
- Contratos de trabajo, y anexos acuerdos adicionales.
- Libro de visitas.
- Actas de reuniones con el Comité de Empresa.
- Comunicaciones de apertura de centro de trabajo.
- Contratos de puesta disposición formalizados con ETT (si procede)
La amplitud de los plazos se debe a la diversa normativa existente, así la Regla general de prescripción de las infracciones laborales es de 3 años, según el artículo 4.1 del Texto Refundido de la Ley sobe Infracciones y Sancionadores en el Orden Social (LISOS), Aprobado Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto. Sin embargo, el artículo 30 del Código de comercio establece un periodo mínimo de 6 años y la Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre, recomienda guardarla durante 10 años.
DOCUMENTACIÓN EN MATERIA DE SEGURIDAD SOCIAL – Mínimo 4 años y máximo 10
Se entiende por documentación en materia de Seguridad Social:
- Comunicaciones de alta y baja en Seguridad Social
- Documentos de cotización (TC1/TC2 Recibos de Liquidación de Cotizaciones – a partir de 2015 substituidos por RNT).
- Certificados de situación de cotización
Las infracciones en materia de Seguridad Social prescriben a los 4 años según el artículo 4.2 de la LISOS) si bien, es recomendable guardarla durante el periodo mínimo de 6 años que establece el artículo 30 del Código de comercio. Además, la Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre, recomienda guardarla durante 10 años.
DOCUMENTACIÓN EN MATERIA DE PREVENCIÓN RIESGOS LABORALES – Mínimo 5 años
Se entiende por documentación de PRL:
- Concierto con el Servicio de Prevención
- Plan de Prevención
- Planificación de la Actividad Preventiva o Plan de Emergencia
- Documentación sobre información y formación a los trabajadores.
- Evaluación de Riesgos;
- Relación de accidentes de trabajo
- Expedientes de accidentes laborales o enfermedades profesionales.
Las infracciones en materia de prevención de riesgos laborales prescriben a los 5 años si son muy graves (artículo 4.3 de la LISOS) aunque, igual que en el caso anterior, es recomendable guardarla durante el periodo mínimo de 6 años que establece el artículo 30 del Código de comercio.
Además, existe una excepcionalidad en esta materia, al existir normativa específica sanitaria, sobre la obligatoriedad de mantener durante más tiempo los resultados de la vigilancia de la salud de los trabajadores. Asimismo, ante procesos que tienen que ver con el recargo de prestaciones en los que la empresa debe acreditar que cumplió con sus obligaciones preventivas frente a un trabajador accidentado, cualquier documento que se presente, incluso cuando éste tenga más de 5 años, tiene validez y puede suponer una prueba de descargo.
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