Describir cómo Microsoft, una compañía presente en multitud de países en diferentes continentes y con una gran diversidad cultural, gestiona todo lo relaciona con prevención, requiere hablar, antes que de procesos, de la propia filosofía de la compañía: y es que Microsoft siente un verdadero interés por la seguridad y salud de sus empleados. En nuestro caso, nuestra propia misión como compañía, “Contribuir al desarrollo del potencial de las personas en el entorno profesional y en su tiempo de ocio, así como al incremento de la productividad, eficacia y competitividad de las organizaciones” es el origen de todo. ¿Se entendería esta misión si no tuviéramos presente que “las personas son la clave del éxito” y, por ende, que su seguridad y salud son un ingrediente esencial para el éxito de nuestra compañía? Sería impensable, ¿verdad?
Teniendo en cuenta esto, es cierto que el terreno ya estaba abonado y que, en teoría, sólo necesitábamos encontrar las mejores herramientas y los procesos más adecuados para conseguir la integración real de la prevención en cualquiera de las actividades de nuestra compañía. En algunos aspectos ya lo hemos conseguido, en otros estamos en ello y, en general, buscamos una mejora continua. Es parte de nuestro espíritu como compañía.
El sistema de gestión de la Prevención de Microsoft está basado en 5 pilares fundamentales:
- EXCELENCIA: Cada subsidiaria es responsable de cumplir con las obligaciones legales existentes en su país en materia de prevención y de implementar aquellos procesos que estando por encima de dichos requerimientos garantizan de una forma más eficaz la seguridad, la salud y la confortabilidad de nuestros empleados, visitantes y público en general.
- EXPERTISE: Existencia de grupos de trabajo específicos que se encargan de dar soporte a todas las subsidiarias y de comprobar que cada país cumple con el punto 1. Por ejemplo, EMEA H&S Team.
- H&S FORUM: En cada región se crea el H&S Forum donde están incluidos todos los H&S Head de cada país, ya sean empleados de Microsoft, subcontratados o SPA, donde periódicamente se comparten best practices, problemas encontrados en cada país y sus posibles soluciones, etc
- COMUNICACIÓN: Es importante comunicar todos los logros obtenidos en H&S, tanto a nivel regional, como mundial.
- H&S AWARENESS: Ser conscientes que la Seguridad y la Salud es una responsabilidad de todos y cada uno de las personas que formamos parte de Microsoft y que cada área de la compañía tiene responsabilidades específicas en materia de prevención: Dirección General, Recursos Humanos, Servicios Generales/Instalaciones, etc…
Cómo se podrá entender existen muchos procesos y subprocesos dentro de nuestro sistema de gestión de la prevención, pero nos centraremos en cómo el grupo de trabajo específico de la región de EMEA (Europe, the Middle East and Africa) que agrupa a más de 50 países, consigue sus objetivos de verificación y soporte gracias a un proceso de auditoría interna.
Como primer paso, estos servicios centrales de prevención necesitan conocer cuáles son los requisitos legales que en materia de prevención existen en cada uno de los países en los que Microsoft tiene centros de trabajo. Para ello, se contrata un servicio con una empresa global que nos permita tener acceso, tanto en su versión inglesa, como en la lengua de cada país, a la legislación de cada uno de ellos. Fundamentalmente, acceso a aquellas leyes que nos afectan directamente teniendo en cuenta que el entorno de trabajo en Microsoft son oficinas en la mayoría de los casos.
Una vez se dispone de esta información, se diseña el proceso de auditoría y se elabora una “guía de auditoría” (puntos a chequear) para cada país. En general, auditamos aspectos como la responsabilidad del empleador, la responsabilidad de los empleados, la formación, manual de manejo de cargas, primeros auxilios, protección contra incendios, ERP’s (Emergency Response Plan), instalaciones para personas de movilidad reducida, Servicios de Vigilancia de la Salud, Representantes o comités de seguridad y salud, Ergonomía, instalaciones médicas, investigación de accidentes, presentación de informes y muchos otros aspectos.
Con esta información se programan y organizan los viajes a cada país y se envía la “guía de auditoría” al correspondiente Facility Manager de cada país, dado que es en esta área donde se detectan la mayoría de los problemas de seguridad y salud. Asimismo, se establece el calendario de reuniones con los diferentes “agentes de seguridad y salud” (Facility Manager, Recursos Humanos, H&S Team, Dirección General, empleados, SPA….) y se programa la revisión de las instalaciones para obtener una idea clara de las condiciones de las mismas. Durante esta revisión nos apoyamos en check-list y usamos cámara de fotos para ayudarnos a retener la información.
A continuación, se chequea que todas los aspectos reflejados en la guía de auditoría están siendo cubiertas por la subsidiaria y aprovechamos para dar sugerencias y ejemplos de buenas prácticas a medida que avanzamos en el proceso. Es durante esta etapa donde se requiere la participación de los “agentes de seguridad y salud”. El objetivo es construir una imagen clara de lo que realmente existe y en qué nivel está, de tal manera que si detectamos algún problema crítico para la seguridad y salud de nuestros empleados la implementación de la solución se haría con carácter inmediato.
Normalmente, se trata de un proceso de auditoría muy intenso que dura aproximadamente 2 días, que concluye con una reunión donde se resume cómo ha ido la auditoría, cuáles son los puntos buenos, dónde debe mejorarse y cómo podemos ayudar desde los servicios centrales. Tres semanas después de finalizar la auditoría, la subsidiaria recibe un Informe Ejecutivo Oficial que abarca todos los aspectos examinados durante este proceso e incluye un plan de acción dónde se detalla cuáles son los problemas, las soluciones, quién es el responsable de implementación de las mismas y la fecha acordada para la finalización. Este informe es enviado a Dirección General, Director de Recursos Humanos, H&S Team, Area Portfolio Manager de la subregión.
A continuación y de forma periódica se lleva a cabo el seguimiento de este plan de acción de cara a ayudar a la subsidiaria a garantizar que se han alcanzado los elevados estándares de H&S existentes dentro de la organización.
En este punto creemos importante clarificar qué objetivos que queremos alcanzar cuando establecemos las reuniones con los diferentes agentes de seguridad y salud:
A) El objetivo de la reunión con los Directores Generales es explicarles quiénes somos, cómo nos pueden ayudar y por qué es importante nuestra visita. Asimismo, se les muestra la responsabilidad legal de su posición y qué se espera de él/ella como Director/a General. Se les explica cómo es el proceso de auditoría y qué tipo de información se incluirá en el informe final. Asimismo, se utiliza esta reunión para tratar cualquier problema específico que ellos quieran comentar.
B) La reunión con el Director de Recursos Humanos gira entorno a cuestiones más sensibles que generalmente suelen están gestionados por ellos, como intimidación, acoso, políticas de embarazo y cualquier otro aspecto relacionado con riesgos psicosociales.
C) La reunión con el equipo de H&S de cada país tiene como objetivo recibir sus comentarios y alentarles en la importante labor que llevan a cabo.
D) Asimismo, se mantienen breves reuniones con los empleados para que nos cuenten qué problemas están teniendo, y dónde creen ellos qué podemos mejorar, es decir, queremos que se sientan partícipes de todo lo que tenga que ver con su seguridad y salud.
Los servicios centrales de H&S en EMEA están disponibles en cada momento para ayudar a cada país con cualquier problema o duda que puedan tener. Asimismo, desde estos servicios se dan orientaciones sobre cuestiones varias que puedan afectar a la continuidad del negocio en toda la región si se ve afecta la seguridad y/o salud de nuestros empleados. Hablamos de temas como Gripe Aviar, Incendio o Explosión, etc.
Como hemos comentado antes, el proceso de auditoría interna es sólo uno de los subprocesos de sistema de gestión de la prevención y aunque hemos querido ser claros y concisos estamos seguros que nos hemos dejado algún aspecto en el tintero. Estaremos encantados de recibir vuestras dudas y sugerencias.
John FitzGerald – EMEA Health, Safety & Environmental Manager Microsoft (EMEA H&S Team)
Olga M.Gacio – Health and Safety Head Microsoft Spain (EMEA H&S Team)