Hace unos días leía por aquí el RINCON DE JOAQUIN escrito por mi amigo Joaquín Ruiz y de verdad me quedé estupefacto por sus comentarios de que hay prevencionistas que NO conocen lo que es el CICLO o CIRCULO DE DEMING, mejor conocido en el mundo de la certificación y normalización como ciclo PDCA, acrónimo en Inglés de Plan, Do, Check, Act = Planificar, Hacer, Verificar, Actuar.
William Edwards Deming fue un Físico y estadista Estadounidense que desarrollo este ciclo junto con el menos conocido Walter Shewhart, El PDCA se empezó a aplicar después de la Segunda Guerra Mundial enmarcado en lo que es el concepto de CALIDAD TOTAL y del cual se beneficiaron de una manera EXTRAORDINARIA los Japoneses al reconstruir su país y crear esa marca de calidad y sinónimo de bien hecho llamado MADE IN JAPON y que todavía hoy muy pocos países y empresas han logrado.
Este ciclo es muy conocido ya que la mayor parte de los sistemas de gestión (ISO 9000, OHSAS 18001 ETC ) lo han adaptado e integrado a sus sistemas y normativas de estandarización ya que es sencillo de aplicar y fácil de hacerle seguimiento o auditoria si se hace paso a paso y como debe ser.
Este ciclo lo desgloso y describo según el manual:
PLANIFICAR (PLAN):
Establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener el resultado esperado. Al basar las acciones en el resultado esperado, la exactitud y cumplimiento de las especificaciones a lograr se convierten también en un elemento a mejorar. Cuando sea posible conviene realizar pruebas a pequeña escala para probar los resultados.
- Identificar proceso que se quiere mejorar.
- Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso.
- Detallar las especificaciones de los resultados esperados
- Definir los procesos necesarios para conseguir estos objetivos, verificando las especificaciones
HACER (DO):
Implementar los nuevos procesos, llevar a cabo el plan. Recolectar datos para utilizar en las siguientes etapas. Teniendo el plan bien definido, hay que poner una fecha a la cual se va a desarrollar lo planeado.
VERIFICAR (CHECK):
Pasado un periodo de tiempo previsto de antemano, volver a recopilar datos de control y analizarlos, comparándolos con los objetivos y especificaciones iniciales, para evaluar si se ha producido la mejora monitorizar la implementación y evaluar el plan de ejecución documentando las conclusiones.
ACTUAR (ACT):
- Si se han detectado errores parciales en el paso anterior, realizar un nuevo ciclo PDCA con nuevas mejoras.
- Si no se han detectado errores relevantes, aplicar a gran escala las modificaciones de los procesos
- Si se han detectado errores insalvables, abandonar las modificaciones de los procesos
- Ofrecer una Retro-alimentación y/o mejora en la Planificación.
- Documentar el ciclo.
Como todo en la vida en este caso la teoría parece sencilla y fácil, pero siempre hay gente que complica todo, auditores intransigentes que saben más que la norma, empresas que cumplen, empresas que no cumplen y un largo etc. Si bien se pueda aplicar el PCDA para cualquier cosa que se quiera mejorar y sobre todo organizar, de su mantenimiento en el tiempo dependerán sus resultados.
Yo opte por tropicalizarlo y adaptarlo a mi trabajo de prevencionista centrado en lo que es la observación la corrección y la prevención de ciertos eventos y lo nombre OOP (OBSERVAR ORDENAR Y PREVENIR) y que pueden ver por aquí no descubro el agua tibia pero simplificando me ha ayudado mucho
Los 14 puntos de DEMING se presentaron por primera vez en su libro “Out of the Crisis” (“Salir de la Crisis”) y de verdad ilustran muchas cosas que podemos hacer para mejorar nuestro trabajo no solo centradas en la aplicación a rajatabla del “CICLO PCDA”.
- Crear constancia en la mejora de productos y servicios, con el objetivo de ser competitivo y mantenerse en el negocio, además proporcionar puestos de trabajo.
- Adoptar una nueva filosofía de cooperación en la cual todos se benefician, y ponerla en práctica enseñándola a los empleados, clientes y proveedores.
- Desistir de la dependencia en la inspección en masa para lograr calidad. En lugar de esto, mejorar el proceso e incluir calidad en el producto desde el comienzo.
- Terminar con la práctica de comprar a los más bajos precios. En lugar de esto, minimizar el costo total en el largo plazo. Buscar tener un solo proveedor para cada ítem, basándose en una relación de largo plazo de lealtad y confianza.
- Mejorar constantemente y por siempre los sistemas de producción, servicio y planeamiento de cualquier actividad. Esto va a mejorar la calidad y la productividad, bajando los costos constantemente.
- Establecer entrenamiento dentro del trabajo (capacitación).
- Establecer líderes, reconociendo sus diferentes habilidades, capacidades y aspiraciones. El objetivo de la supervisión debería ser ayudar a la gente, máquinas y dispositivos a realizar su trabajo.
- Eliminar el miedo y construir confianza, de esta manera todos podrán trabajar más eficientemente.
- Borrar las barreras entre los departamentos. Abolir la competición y construir un sistema de cooperación basado en el mutuo beneficio que abarque toda la organización.
- Eliminar eslóganes, exhortaciones y metas pidiendo cero defectos o nuevos niveles de productividad. Estas exhortaciones solo crean relaciones de rivalidad, la principal causa de la baja calidad y la baja productividad reside en el sistema y este va más allá del poder de la fuerza de trabajo.
- Eliminar cuotas numéricas y la gestión por objetivos.
- Remover barreras para apreciar la mano de obra y los elementos que privan a la gente de la alegría en su trabajo. Esto incluye eliminar las evaluaciones anuales o el sistema de méritos que da rangos a la gente y crean competición y conflictos.
- Instituir un programa vigoroso de educación y auto mejora.
- Poner a todos en la compañía a trabajar para llevar a cabo la transformación. La transformación es trabajo de todos.
Espero que este resumen los ayude a mejorar en su gestión del trabajo, y de la prevención como tal que es nuestro interés aquí.
“Una mente cerrada no es una mente, sino una máquina; simplemente descarga automáticamente todo aquello que tiene dentro; en cambio, una mente abierta desea de verdad llegar a la verdad que resulta del contraste de opiniones. A una mente cerrada no le interesa cambiar, sólo le interesa seguir creyendo eso que cree”
Ken Keyes Jr
