La gestión de la coordinación de actividades empresariales en su faceta de gestión documental lleva aparejada una importante dedicación de tiempo al control y a la gestión de la documentación y, a lo que es más importante, a la validación documental.
Validar supone comprobar que la documentación que nos presentan las contratas es la que nosotros hemos pedido y si cada documento cumple o no con los requisitos solicitados.
La validación de los documentos tiene una gran importancia dentro del proceso de gestión documental de la CAE, que requiere de conocimiento y dedicación y que tradicionalmente las empresas han considerado como una tarea que requería un control interno.
Esta mentalidad tradicional está cambiando y una nueva tendencia se está abriendo paso en las grandes empresas. La conclusión a la que se ha llegado es que la gestión documental de la CAE se puede externalizar y también la validación documental.
Se ha pasado de buscar una aplicación informática para la gestión documental como es e-coordina, que aportaba a las organizaciones un importante ahorro de tiempo, una optimización del control documental y seguridad jurídica, a buscar otro tipo de soluciones integrales de gestión que aporten valor añadido.
Estas nuevas demandas pasan por la validación documental, de tal forma que los técnicos en prevención de las empresas tan solo supervisan el procedimiento y acceden de forma inmediata al estado documental de las contratas, sus trabajadores, equipos y vehículos. El técnico de prevención se libera de todo el proceso de gestión y se concentra en la toma de decisiones.
La externalización de la validación documental es posible sin que ello merme la fiabilidad del sistema; basta tan sólo con definir con claridad los documentos objeto del proceso y determinar los requisitos que se deban verificar en cada documento: formato, firmas, fechas, contenido, etc….
e-coordina ha podido dar satisfacción a las demandas de sus clientes dado que las soluciones que plantea son diseñadas por nuestros prevencionistas junto con los prevencionistas de nuestros clientes consiguiendo de esta forma la prestación de un servicio de alto valor añadido.
Hemos aceptado el reto y actualmente validamos más de 150.000 documentos al año para nuestros clientes, con un compromiso de validación de 24 horas entre la presentación del documento y su validación.
Muchas empresas están revisando la metodología de gestión documental de la CAE y desde nuestra experiencia podemos decir que la externalización de la validación documental es posible y eficaz.
