Charlamos con Jesús Abad Puente, Profesor del Departamento de Organización de Empresas de la UPC, que acaba de publicar varios artículos sobre la integración de los sistemas de gestión ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001
¿Jesús cuéntanos cómo se está realizando la integración de sistemas en las organizaciones hoy en día?
El hecho de que no se haya publicado hasta ahora un estándar internacional al respecto está provocando que las organizaciones deban realizar un diseño ad hoc del nuevo sistema integrado, con lo que existe gran variabilidad tanto en lo referente a la metodología utilizada (algunas utilizan las tablas de correspondencias que anexan los estándares como fundamento metodológico y otras prefieren hacer un diseño basado en conceptos de TQM) como en cuanto a la estructura del sistema resultante.
¿En qué departamento se suele tomar la decisión de integrar los sistemas de gestión?
En general es desde la Alta Dirección donde se decide realizar la integración, si bien es cierto que en numerosas ocasiones viene precedida de una propuesta o sugerencia de los responsables de alguno o algunos de los departamentos implicados.
¿Qué secuencia de integración siguen las empresas?
Principalmente se utiliza una secuencia progresiva, implantando primero el sistema de gestión de calidad e integrando posteriormente en él los sistemas de medio ambiente y prevención de riesgos laborales. De hecho son pocas las organizaciones que integran sus sistemas de forma simultánea. Puede decirse que ambas secuencias son válidas, aunque me gustaría señalar que cuando utilizamos la integración progresiva debemos tener presente que los sistemas de gestión que se incorporan posteriormente vienen condicionados por cómo se diseñó el primero, con lo que la integración puede perder potencialidad al verse encorsetada.
¿Qué características tienen en común los sistemas integrados en las organizaciones?
En un estudio que realizamos desde la Universidad Politécnica de Cataluña junto con AENOR sobre una muestra de 102 organizaciones que habían integrado sus sistemas pudimos observar, como decía, una gran variabilidad en cuanto al grado de integración de los procedimientos y los procesos del nuevo sistema. Sin embargo, sí se aprecia en todos una reducción documental respecto a los tres sistemas individuales, lo que simplifica su implantación y mantenimiento.
¿Y cuáles son los procesos en los que se alcanza un mayor grado de integración?
Los procesos que acostumbran a alcanzar un mayor grado de integración en las organizaciones son la “gestión de la documentación” y “la revisión por parte de la dirección”. Sin embargo, y resulta significativo por la importancia que a mi entender tienen sobre el funcionamiento del sistema, los procesos en los que surgen mayores dificultades son “el establecimiento y planificación de objetivos” y “el seguimiento y medición de resultados”.
¿Qué dificultades encuentran las empresas al integrar los sistemas de gestión?
Las principales dificultades que surgen habitualmente van en dos direcciones: la resistencia al cambio de las personas y las diferencias aún hoy existentes entre los estándares de sistemas de gestión.
¿Qué beneficios se perciben de la integración de sistemas?
Los beneficios que aparecen son numerosos, aunque es cierto que su grado de obtención depende de muchas circunstancias. Los más señalados por las organizaciones que ya han integrado están asociados con aspectos como una mayor optimización de los recursos, una mayor capacidad para la consecución de objetivos y una mejora en la comunicación interna. Incluso numerosas organizaciones nos indicaron en el estudio que he mencionado antes que habían percibido una mejora de su imagen externa.
¿Qué desventajas se perciben de la integración?
Paradójicamente las mayores desventajas que nos señalan las organizaciones son un incremento de la burocracia, quizá debido al encorsetamiento del que hablábamos en la integración progresiva, y una pérdida de flexibilidad del nuevo sistema respecto a los sistemas originales. Mi opinión es que estas desventajas pueden ser adecuadamente gestionadas, y por lo tanto solventadas, en la fase de diseño del nuevo sistema integrado.
Personalmente ¿animas a las organizaciones a integrar los sistemas de gestión?
Sin duda.
Muchas Gracias Jesús
