Calcula el tiempo que todos los recursos implicados del Departamento deben destinar todos los meses para llevar a cabo trabajos muy manuales y que implican una gran burocracia en Coordinación de Actividades empresariales, revisando papeles de prevención, seguridad social, certificados de formación, etc. Si computas este tiempo, además de las horas que pasas revisando en internet y portales especializados qué pedir, con qué periodicidad, cómo revisar la documentación, cuánto tiempo debes custodiarla, qué novedades legales debes hacer frente y justificar que cumples con ellas, el tiempo que inviertes usando softwares desconocidos o configurando accesos por otros sistemas a la administración electrónica para poder descargar documentación, ¿Estás seguro que no pierdes tiempo? ¿Puedes garantizar a tus superiores que no estáis desperdiciando recursos en el área de prevención?
¿Existen errores? ¿A qué se hace frente?
Cuando se solicita documentación a las subcontratas y sus contratistas, debe revisarse concienzudamente. No sólo documentación 100% preventiva (como por ejemplo las evaluaciones de riesgos), sino también fiscal y laboral (como por ejemplo los TC’s, los cambios en el sistema de liquidación Directa) y aquella que acredite la capacitación y homologación de vehículos, maquinaria y trabajadores. Cuando el técnico de prevención debe revisar y comunicar el estado de la documentación, si es valida o está incorrecta, a las subcontratas, pedir que vuelvan a enviarla y, una vez revisada y correcta archivarla puede incurrir en múltiples errores de revisión, comunicación interempresarial, clasificación y registro adecuado.
En caso de inspección, auditoría o accidente y consecuente investigación, la documentación y los registros de prevención que acrediten el intercambio de información, el control exhaustivo y la cooperación entre empresas son exhaustivamente examinados. El coste de las sanciones puede ascender a 800.000€.
Desconocimiento de la actualidad normativa
En los últimos años, los cambios normativos y legales en todos los aspectos que repercuten a la prevención de riesgos laborales y la coordinación de actividades empresariales son constantes.
El Departamento de seguridad y Salud normalmente no dispone del tiempo para estar actualizado de todas las modificaciones legales y, es ahí donde CTAIMACAE.net como aplicación web para la gestión de contratistas muestra su valor añadido, informando a sus clientes de los cambios que les afectan y realizando las modificaciones necesarias a la solicitud y definición de la documentación a solicitar a las empresas contratistas.
Entonces, si todo se automatiza ¿Cuál es el papel del Técnico de Prevención?
En una primera fase, el trabajo del técnico de prevención en el ámbito de la coordinación de actividades empresariales debe centrarse en definir el procedimiento a implementar, y a partir de éste en concretar la documentación a solicitar, intercambiar, recopilar y sistematizar. El Técnico de prevención conoce las actividades que generan más riesgos, y por ello puede identificar qué trabajos son críticos para definir los riesgos y establecer las medidas preventivas.
El objetivo final es conseguir que la información esté centralizada, controlada, disponible de forma ágil y fácil. Por tanto, en segundo lugar, la gestión eficiente de la Coordinación de actividades Empresariales aporta un retorno directo a la empresa ya que permite que el técnico de prevención pueda realizar trabajos de vigilancia en campo, establecer y dar seguimiento a las medidas preventivas y reuniones de coordinación. Por último, el técnico de prevención puede ver directamente mejorado su perfil profesional. Cada vez, el sector de la prevención se hace más digital y competitivo. Saber adaptar el perfil y el día a día de la prevención a patrones más flexibles y eficientes hace más competitivos a los técnicos.
CTAIMACAE.net es una aplicación web que permite gestionar todo el sistema de prevención vinculado a la Coordinación de Actividades Empresariales aportando una mayor agilidad, flexibilidad y eficacia en la gestión diaria y en los procesos de auditorías externas e internas. En caso de inspección de trabajo, nuestros clientes rápidamente pueden acceder a toda la documentación y demostrar así, ante el Inspector de Trabajo, que gestionan de forma eficiente y de acuerdo a la normativa toda la documentación en materia de Prevención de riesgos Laborales que se les exige, garantizando así superar con éxito la inspección.
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