Los departamentos de Seguridad y Salud tendrán que asumir muchos retos tecnológicos y de cumplimiento legal y tendrán que asumirlos además eficientemente
La Coordinación de Actividades Empresariales desde una perspectiva fiable, eficaz y eficiente se ha convertido en un valor crucial para las empresas, dado que disminuye la siniestralidad y mejora los resultados de los departamentos de seguridad y salud. Las empresas obtienen datos e información sobre sus proveedores y clientes, lo que permite a priori gestionar los riesgos concurrentes en los centros de trabajo de forma eficaz, haciendo análisis de riesgos previos. Ahora, con la tecnología, se puede hacer fiable y ágil.
El potencial de la tecnología en la nube y el poder de la información compartida mediante aplicaciones web, soluciona gestiones y acciones repetitivas de archivo, papeleo, reclamaciones, falta de control de las versiones, numerosos registros, etc. Todo eso es cierto y los casos de éxito muestran como las soluciones tecnológicas que manejan las empresas permiten lograr mejores resultados y aportan una gran rentabilidad.
Pero a los casos de éxito también deben sumarse una lista de obstáculos que la implementación de una aplicación web para la gestión de la coordinación de actividades empresariales puede reportar, y los retos que las empresas deben asumir para garantizar un proceso exitoso. Porque la gestión de contratistas en la nube tiene mucho potencial, pero no es una varita mágica que solucione todo de golpe, sin obligar a los departamentos de seguridad cumplir con ámbitos críticos del Real Decreto 171/2004 de Coordinación de Actividades Empresariales.
Coordinar a clientes y proveedores mediante una aplicación web supone muchas ventajas, pero también obliga a cumplir con muchos temas y asumir algunos retos:
- La tecnología: ¿Qué cantidad de datos deberán gestionarse? ¿Todas las opciones del mercado tienen la fortaleza tecnológica para alojarlos? ¿Cumplirán con los estándares de la Ley Orgánica de Protección de Datos? ¿Existe confidencialidad? ¿A qué nivel? ¿Qué protocolos de seguridad informática se aplican? ¿Internamente la empresa dispone de recursos y estructura para gestionar toda la información y datos solicitados?
- Personal adecuado: ¿El departamento de Seguridad y Salud dispone de una plantilla que coordine con clientes y proveedores? ¿Tiene experiencia en Coordinación de Actividades Empresariales? ¿Son técnicos en prevención? ¿Disponen de la formación necesaria para poder definir y revisar con garantías la documentación que se solicita a clientes y proveedores? La empresa necesitará de personal especializado en gestión de amplios volúmenes de documentación y consultas sobre la documentación solicitada y tendrá que disponer de perfiles expertos para definir el proceso de Coordinación y alcance. No se puede simplemente dejar la Coordinación de Actividades empresariales en manos de cualquier amateur, con el riesgo que esto implica.
- La documentación en prevención: ¿Cómo puede ser que antes no se solicitase ningún tipo de documentación y ahora, precisamente, todo el volumen de información a gestionar sea el problema? Lo es porque, en muchas ocasiones, las empresas no disponen de conocimiento experto para definir si el propio procedimiento de coordinación que quieren ejecutar se ajusta a los deberes legales del Real Decreto 171/2004 y a la normativa de aplicación. Esta es la razón por la que las empresas quieren acumular información y más información, haciendo más complejo, poco rentable y lento el proceso. ¿Qué se debe solicitar? ¿En función de qué? ¿Sirve lo mismo para todos? ¿Con qué frecuencia? ¿Debe custodiarse? ¿Cuánto tiempo? ¿Qué pueden pedirme en caso de accidente y/o inspección? ¿Cómo tener la tranquilidad que todo está correcto y bajo control, sin generar una excesiva burocratización?
- Las conclusiones: ¿Se disponen de informes que aporten datos e información para toma de decisiones estratégica?
La Coordinación de Actividades Empresariales no se reduce sólo a solicitar e intercambiar documentos para que así, se reduzcan los riesgos laborales de forma efectiva y eficaz. Para llegar a indicadores de rentabilidad, eficiencia y sobretodo reducir y/o eliminar los riesgos hay que saber qué solicitar y cómo, y sobretodo es necesario saber cómo planificar la coordinación más allá de los papeles: inspecciones de campo, reuniones de coordinación, formación, definición de procedimientos de coordinación, gestionar las particularidades: autónomos, ETT’s, extranjeros, becarios, transportistas….
En definitiva, si las empresas quieren una buena relación entre lo que invierten en Coordinación de Actividades Empresariales y la rentabilidad obtenida, tienen que apostar por dotarse de una buena solución tecnológica, robusta y que incorpore las mejores prácticas en materia preventiva, como CTAIMACAE.net
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