Cuestiónate esto: tu procedimiento de coordinación de actividades debe cumplir con las exigencias legales del Real Decreto 171/2004 y el art. 23 de Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales. Si tu procedimiento no cumple, entorpece los objetivos de seguridad y salud de los trabajadores, dificulta la actividad preventiva en tu organización, te impide realizar tareas vitales para la prevención y se reduce a mero trámite y papeleo ¿qué valor tiene?
Cuántas veces te has preguntado: “¿De verdad es necesario solicitar esta documentación? ¿Debo revisar estos certificados? ¿Con qué criterio? ¿Bajo qué normativa de aplicación? ¿Todos deben pasar por el mismo rasero? ¿Cómo controlo el riesgo de los trabajos concurrentes con garantías?” Cuestionarte la naturaleza de tu procedimiento de coordinación de actividades empresariales y su objetivo es un ejercicio de naturaleza preventiva en sí mismo. El objetivo es sacar el máximo provecho y reducir al máximo el riesgo y la siniestralidad, de forma efectiva y eficiente. Para que todas las partes implicadas, perciban la coordinación como un beneficio real a nivel preventivo y de valor añadido.
Te presentamos 17 preguntas que deberían responderse con un SÍ rotundo antes de iniciar un procedimiento de coordinación de actividades empresariales:
Antes de empezar
Recuerda que la coordinación con clientes y proveedores es un requisito legal que se compone de 4 deberes legales:
- Deber de informar e instruir a empresarios y trabajadores concurrentes sobre riesgos, medidas preventivas.
- Deber de cooperar en la aplicación de la normativa de prevención de riesgos laborales.
- Deber de control, vigilando el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales por parte de las empresas contratistas o subcontratistas antes del inicio de la actividad en su centro de trabajo, acreditando por escrito que han realizado la evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva, y que cumplen con sus obligaciones en materia información y formación respecto de los trabajadores que vayan a prestar sus servicios en el centro de trabajo.
- Deber de vigilancia, comprobando que las empresas contratistas y subcontratistas concurrentes en su centro de trabajo han establecido los necesarios medios de coordinación entre ellas.
Fase de implementación del procedimiento:
- ¿El procedimiento Incluye toda la normativa de aplicación? ¿Se adapta a los riesgos?
- ¿El procedimiento de coordinación de actividades empresariales es eficaz, eficiente y fiable? No pretendas exigir requisitos sin discriminar en función de la normativa aplicable, el nivel de riesgo identificado, la interacción de riesgos concurrentes, etc. Ya que, generalizando los requisitos a todos tus proveedores y clientes, tan sólo retrasarás, harás más arduo el procedimiento dificultando la efectividad de la actividad preventiva.
- ¿Puedes aportar criterios de validación de la documentación para facilitar la comprensión de la documentación exigida? Es un punto importante, para que tus interlocutores entiendan por qué se les solicita la documentación y bajo qué criterios va a ser revisada.
- ¿Complementa el intercambio de documentación el procedimiento de coordinación de actividades empresariales? Si ya te has coordinado con tus proveedores y clientes utilizando el intercambio documental, ¿qué sentido tiene repetir esta parte del procedimiento? Debes asegurarte de utilizar los medios de coordinación que más se adapten y hagan más eficaz la planificación de tu actividad preventiva, no todo debe recaer en un mero intercambio documental. Las reuniones de coordinación, los recursos preventivos y la formación deben complementar tu proceso de coordinación.
- ¿Cumple tu procedimiento con todos los requisitos del Real Decreto 171/2004? Asegúrate de que informas e instruyes, controlas, cooperas y vigilas a tus contratas y clientes. Muchos procedimientos de coordinación se reducen a un mero intercambio documental, que muchas veces tan sólo responde al deber de información y cooperación, incurriendo en riesgo de sanción y responsabilidad por incumplimiento legal.
- ¿El procedimiento se ha formulado des de una perspectiva integral pero sencilla? No descuides la sencillez y claridad del procedimiento, cuidando elementos como las jerarquías, niveles de subcontratación, plazos y roles en tu procedimiento de coordinación. Garantizará que cumplas con éxito las exigencias legales y otorgará eficiencia en el día a día.
- ¿Contiene los mecanismos y recursos adecuados para acompañar a tus clientes y proveedores a adaptarse a tu procedimiento? Asegúrate de que pones a disposición los elementos y la infraestructura necesaria que ayudan a tus interlocutores a coordinarse ágil y eficazmente contigo, 24/7 días a la semana, desde cualquier lugar.
- ¿El procedimiento cumple con lo que te proponías? ¿Puedes presentarle a tu jefe datos de cómo se ha reducido la siniestralidad? ¿Puedes medir cuánto tiempo y recursos internos dedicáis a coordinaros con clientes y proveedores? ¿Puedes demostrar ante terceros (inspectores, auditores, etc.) el grado de cumplimiento en coordinación de actividades empresariales fácilmente? ¿Tienes todo el procedimiento debidamente documentado y accesible en todo momento? ¿Puedes dedicarte a la planificación de la actividad preventiva? Es muy normal que cuando empiezas a coordinarte se genere un volumen de trabajo administrativo muy importante, que muchas veces te aleja de tu propósito. Lo mejor en estos casos es apostar por soluciones integrales que automatizan procesos y garantizan el control de la coordinación, reduciendo en más de un 50% el tiempo dedicado a la CAE.
Si tu procedimiento responde afirmativamente a estas 8 preguntas con un sí, sin duda tu procedimiento de coordinación es ágil, eficaz y eficiente. Aun así, debes analizar los resultados a partir de indicadores para hacerte estas preguntas:
Fase post implementación
- ¿Puedes mejorar alguno de los puntos anteriores?
- ¿Crees que puedes optimizar tu proceso de coordinación?
- ¿Es lo suficientemente flexible e integral para adaptarse a los cambios de normativa y de naturaleza de servicios?
- ¿Estás seguro que cumples con toda la normativa? ¿Coordinas trabajadores extranjeros? ¿Cómo coordinas a transportistas? ¿Y a las ETT’s?
- ¿Puedes medir cuánto tiempo y recursos internos dedicáis a coordinaros con clientes y proveedores?
- ¿Puedes demostrar ante terceros (inspectores, auditores, etc.) el grado de cumplimiento en coordinación de actividades empresariales fácilmente?
- ¿Tienes todo el procedimiento debidamente documentado y accesible en todo momento?
- ¿Cumples con todos los requisitos de LOPD?
- ¿Puedes dedicarte a la planificación de la actividad preventiva?
Resumiendo, conseguir implementar un procedimiento de coordinación de actividades empresariales, fiable, ágil y eficaz no es misión imposible. Pasa ineludiblemente por analizar las particularidades de tus proveedores y clientes, riesgos existentes e interacciones en concurrencia de trabajos y las medidas preventivas a establecer. Por dejar a un lado un mero intercambio documental y por centrarnos en ser útiles a nivel preventivo: sobre qué informar y requerir información, bajo qué criterios, con qué cumplir, cómo cooperar de forma ágil, con qué recursos, cómo establecer las medidas preventivas eficazmente. Todo ello, automatizando procesos, haciendo fácil y accesible en todo momento y lugar la coordinación de actividades empresariales. ¿Estás resolviendo problemas / necesidades de coordinación y convirtiéndolas en oportunidades o sigues únicamente revisando papeles?
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