El apartado 1 del artículo 16 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales establece que “la prevención de riesgos laborales deberá integrarse en el sistema general de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerárquicos de ésta, a través de la implantación y aplicación de un Plan de Prevención de Riesgos Laborales”.
Integrar la prevención de riesgos en el sistema de gestión, conlleva que la prevención se incorpore en todos los niveles jerárquicos de la empresa y por con- siguiente se atribuya a todos ellos, la obligación de incluir la prevención de riesgos en cualquier actividad que realicen u ordenen y en todas las decisiones que adopten. De este modo, la integración se dará en un nivel jerárquico o unidad organizativa, cuan- do sus funciones se llevan a cabo teniendo en cuenta los objetivos preventivos fijados previamente, y en una actividad concreta, cuando su procedimiento de ejecución se realice considerando todos aquellos requisitos que en materia preventiva sean necesarios y que las personas implicadas tengan la in- formación y formación adecuada.
Para lograr esta integración de la prevención debe valorarse la necesidad de integración de la prevención en cada una de las unidades organizativas y actividades, dado que en función de la repercusión que pue- dan tener sobre la seguridad y salud, dicha necesidad será diferente y, por tanto, también la prioridad de la integración. Se considerará además el grado de integración necesario en una unidad organizativa, entendido como el grado de autonomía para realizar sus funciones sin la intervención de los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades preventivas según el modelo organizativo escogido.
En cualquier caso, se considera muy importante la integración de la prevención en la dirección de la empresa, en la consulta a los trabajadores, en el control de las actividades potencialmente peligrosas, en la gestión del mantenimiento o revisión de equipos e instalaciones peligrosas, y en la gestión de los cambios, entendida como la adquisición de equipos o pro- ductos, contratación de obras o servicios, contratación de personal o cambios de puesto de trabajo.
Se considerará que el responsable de una unidad funcional integra la prevención al mínimo suficiente cuando “controla” debidamente que sus colaboradores ejecutan las tareas encomendadas con las debidas condiciones de seguridad y salud, y sabe además perfectamente cuándo debe recurrir a la colaboración del Servicio de Prevención Propio o Ajeno en actuaciones en las que carece de conocimientos o competencias, como por ejemplo en la evaluación de riesgos. Para que una persona pueda ejercer debidamente tal función primordial de control debería estar implicada en el proceso de formación y en el análisis de incidencias o accidentes.
Una de las novedades del Reglamento de los Servicios de Prevención tras su modificación por el RD 604/2006, es la que establece la obligación, por parte de los servicios de prevención ajenos que hayan sido contratados por las empresas, de contribuir a la efectividad de la integración de las actividades de prevención concertadas por la empresa, en todos los niveles jerárquicos de la misma, así como en el conjunto de actividades de la empresa. En tal sentido, tales servicios ajenos deberían realizar auditorias internas para evaluar periódicamente la efectividad de la integración y del propio sistema preventivo.
Esta integración no debe limitarse a la elaboración y entrega al empresario de documentos formales, sino que además se realizará un adecuado asesoramiento y se dará soporte en las posibles dudas y cuestiones que vayan surgiendo. No obstante, dado que la presencia de estas entidades de forma continuada en la empresa no es viable y que su misión en este aspecto es la de asesorar y la de contribuir y a valorar la efectividad de la integración, tal y como se ha dicho, es importante que exista en la empresa al menos un trabajador con la formación necesaria para encargarse de resolver las cuestiones más sencillas y facilitar la comunicación entre la empresa y el Servicio de Prevención Ajeno.