¿Estás desbordado con la documentación de Coordinación de Actividades Empresariales?
Si compartes espacio de trabajo con otras empresas o trabajadores externos a tu organización, es necesario tomar medidas extra en cuanto a prevención de riesgos laborales. Es aquí donde entra en juego la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE).
El próximo miércoles 25 de noviembre a las 11.00, en el Webinar “Aspectos claves para realizar una buena gestión documental CAE con clientes y contratas”, Susana Romero nos dará las claves sobre cómo:
- Crear digitalmente un procedimiento de CAE eficaz,
- Definir la documentación CAE a intercambiar con proveedores y clientes
- Qué medidas de control y seguimiento establecer para evitar riesgos y olvidar las largas jornadas con el papeleo.
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¿Por qué solicitar la documentación en Coordinación de Actividades Empresariales?
El primer objetivo que persigue el intercambio de la documentación en Coordinación de Actividades Empresariales es informar a todas las partes sobre las medidas preventivas, planes de emergencia, evaluaciones de riesgos laborales (antes y durante la realización de los trabajos). Porque cuando existe concurrencia de trabajos, se generan nuevos riesgos para los trabajadores que comparten dicho espacio y, en consecuencia, deben ponerse en práctica nuevas acciones para prevenir los riesgos laborales derivados de la concurrencia de esas actividades.
Para ello, van a solicitarte e intercambiar contigo aquellos documentos con los que puedan comprobar cuál es tu modalidad preventiva, qué evaluación de riesgos deriva de los trabajos que vas a realizar, qué formación preventiva tienen los trabajadores que van a realizar los trabajos, cuál es el plan de emergencia, etc. Para que, una vez analizada la interferencia de estos trabajos, puedas informar y tomar las medidas preventivas necesarias para minimizar los riesgos concurrentes, entre otros.
¿Es posible conseguir una gestión documental de la CAE eficaz?
Es importante que tengas en cuentas que existen una serie de documentos que van a servir para determinar la seguridad de los trabajos antes de que se lleven a cabo, por lo que, para agilizar el proceso de intercambio, revisión, custodia y archivo de la documentación, debes presentar y solicitar esa documentación de prevención de la manera más eficaz posible.
¿Qué documentos se solicitan y por qué en la Coordinación de Actividades Empresariales?
La normativa aplicable en Coordinación de Actividades Empresariales es mucha, cambiante y de difícil interpretación. Por ello, si no eres experto en la materia, seguramente con frecuencia te surgen dudas sobre la documentación que solicitar y entregar en materia de Prevención de Riesgos Laborales y Coordinación de Actividades Empresariales para minimizar los riesgos efectivamente y agilizar la gestión documental.
El empresario principal, según RD 171/2004, deberá vigilar el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales por parte de las empresas contratistas o subcontratistas de obras y servicios correspondientes a su propia actividad y que se desarrollen en su propio centro de trabajo. Por ello, antes del inicio de la actividad en su centro de trabajo, el empresario principal exigirá a las empresas contratistas y subcontratistas que le acrediten por escrito que han realizado, para las obras y servicios contratados, la evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva.
No existen fórmulas exactas para indicar cuáles son estos documentos de forma estandarizada, en cada caso, se tendrá en cuenta si el servicio contratado es de propia actividad o no, a la naturaleza de éste, al lugar exacto de realización, al tipo de concurrencia de empresas, a los sectores de trabajo y su normativa específica, a las personas que van a ejecutarla, entre otros factores. En todo caso se ha de comprobar
A esto se ha de añadir que las organizaciones poseen políticas corporativas, procedimientos de compras, procedimientos de homologación de proveedores, específicos. Estos documentos no siempre se requieren, y dependen de cada organización y procedimientos internos.
¿Cómo sé qué documentación debo solicitar o intercambiar en la CAE con autónomos?
Otra de las preguntas que suele aparecer es relativa a los trabajadores autónomos y la aplicabilidad de la legislación Coordinación de Actividades Empresariales. Ante esto, hay que comentar que el Estatuto del Trabajo Autónomo aprobado por la Ley 20/2007, de 11 julio, en materia de coordinación de actividades preventivas, a través de su artículo 8.3, remite expresamente a los artículos 24.1 y 24.2 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, por lo que procede el examen de dichos preceptos legales. En el escenario de concurrencia empresariales, nos indica la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos laborales que los trabajadores autónomos presentan los mismos derechos y obligaciones que el resto de las empresas concurrentes.
¿Qué documentación que debes presentar y solicitar para cumplir con la Coordinación de Actividades Empresariales y la Normativa en Prevención?
Un extenso marco normativo acompañado de jurisprudencia nos hace que el listado de requisitos documentales sea amplio. Presentamos a continuación una lista no exhaustiva de la documentación más habitual a solicitar.
Documentos de empresa |
Marco Normativo |
RLC, RNT, Certificado Seguridad Social, boletín de Autónomo |
RD Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores |
Certificado Agencia Tributaria |
RD 1065/2007, por el que se aprueba el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos. |
Evaluación de Riesgos y Medidas Preventivas |
Ley 31/1995, de prevención de Riesgos Laborales.
RD 39/1997, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención. |
Modalidad Preventiva |
Ley 31/1995, de prevención de Riesgos Laborales.
RD 39/1997, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención. |
Documento de Asociación a la Mutua |
Real Decreto Legislativo 1/1994, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social.
Real Decreto 84/1996, por el que se aprueba el Reglamento General sobre inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores en la Seguridad Social.
Real Decreto-ley 28/2018, para la revalorización de las pensiones públicas y otras medidas urgentes en materia social, laboral y de empleo. |
Certificados de empresa instaladora/mantenedora |
Se rige por diferente normativa específica, así como reglamentos técnicos y convenios colectivos (ejemplo convenio de la construcción y convenio del metal). |
Póliza de Responsabilidad Civil |
Ley 50/1980, de Contrato de Seguro, la cual ha sufrido algunas modificaciones puntuales derivadas de la Ley 20/2015, de 14 de julio, de ordenación, supervisión y solvencia de las entidades aseguradoras y reaseguradoras.
Código Civil, artículos 1902 y 1903 |
Plan de seguridad y Salud
(Obras de construcción) |
Real Decreto 1627/1997, por el que se establecen disposiciones mínimas de seguridad y de salud en las obras de construcción. |
Apertura de centro de trabajo
(Obras de construcción) |
Orden TIN/1071/2010, sobre los requisitos y datos que deben reunir las comunicaciones de apertura o de reanudación de actividades en los centros de trabajo
Real Decreto 1627/1997, por el que se establecen disposiciones mínimas de seguridad y de salud en las obras de construcción. |
Libro de Subcontratación
(Obras de construcción) |
Ley 32/2006, reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción.
Real Decreto 1627/1997, por el que se establecen disposiciones mínimas de seguridad y de salud en las obras de construcción. |
Documentos de trabajador |
Marco Normativo |
TA2 |
RD Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores |
Certificado de aptitud médica |
Ley 31/1995, de prevención de Riesgos Laborales. |
Formación en el puesto de trabajo |
Ley 31/1995, de prevención de Riesgos Laborales. |
Información del puesto de trabajo, de las medidas de emergencia, etc |
Ley 31/1995, de prevención de Riesgos Laborales.
Real Decreto 171/2004, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales. |
Entrega Equipos de Protección Individual |
Ley 31/1995, de prevención de Riesgos Laborales.
Real Decreto 773/1997, sobre disposiciones mínimas de seguridad y salud relativas a la utilización por los trabajadores de equipos de protección individual. |
Designación de Recurso Preventivo |
Ley 31/1995, de prevención de Riesgos Laborales.
RD 39/1997, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención. |
Carné/certificado profesional, formaciones específicas por sector profesional (CAP, ADR, frigorista, gruista, etc) |
Se rige por diferente normativa específica, así como reglamentos técnicos y convenios colectivos |
Formaciones específicas por convenio |
Resolución de 21 de septiembre de 2017, de la Dirección General de Empleo, por la que se registra y publica el Convenio colectivo general del sector de la construcción.
Resolución de 7 de junio de 2017, de la Dirección General de Empleo, por la que se registra y publica el II Convenio colectivo estatal de la industria, la tecnología y los servicios del sector del metal. |
Documentos de vehículo/maquinaria |
Marco Normativo |
Certificado vehículo para transporte de mercancías peligrosas |
RD 97/2014 |
ITV |
RD 2042/1994
RD 711/2006 |
Permiso de circulación |
RDLeg. 6/2015 |
Ficha técnica |
RD 750/2010
Reglamento General de Vehículos, aprobado por el RD 2822/1998
RD 920/2017 |
Marcado CE |
Directiva 93/68/CEE |
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El próximo miércoles 25 de noviembre a las 11.00, Susana Romero, QEHS Senior Consultant de CTAIMA y experta en Coordinación de Actividades Emprseariales, realizará junto a PREVENCIONAR el Webinar “Aspectos claves para realizar una buena gestión documental CAE con clientes y contratas”. 👀📅
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