Las inspecciones son un elemento de control esencial dentro de cualquier sistema de de gestión. Para diseñar buenos “check-list” para las inspecciones debes pensar que, cuanto mas complejo lo diseñes mas costoso o engorroso sera aplicar el mismo, y es más probable que la gente se canse y no se moleste en utilizarlos, asi estos son nuestros 5 sencillos y evidentes consejos para desarrollar buenas listas de inspección:
- Selecciona los elementos claves de riesgo: Dosifica tus recursos y los de tu empresa dedicando tus mayores esfuerzos proporcionalmente a los riesgos mas importantes, diseña los requisitos a observar centrando tu atención en los mas criticos o habituales. ¿ Cuantas veces has visto aplicar o has aplicado listas de chequeo estandarizadas en las que la mitad de los items no son de aplicación? Si no hay necesidad de inspeccionar algo ¿para que vas a hacerlo?
- Una Inspección no es una evaluación de riesgos: En algunas ocasiones se confunden las inspecciones con procesos de evaluación de riesgos. Es evidente que se pueden encontrar nuevos riesgos durante una inspección, pero no olvides que el objetivo de la inspeccion es verificar y supervisar la adecuada implantación de los elementos de control implantados.
- Utiliza un lenguaje sencillo y conciso: Puede parecer obvio, pero describe los items a inspeccionar de forma breve, clara y utilizando pocos tecnicismos, especialmente si este check list no va a ser aplicado directamente por personal con formación técnica.
- Valora de 1 a 5: ¿5 es bueno y 1 es malo o al revés?: Evita cambiar en el mismo cuestionario entre cuestiones negativas y positivas. No mezcles ítems en los que “si” o “5” es el estado esperado de seguridad con otros en los que la situación optima se contesta respondiendo “no” o valorando con un “1”. Esta situación además complicará una rápida identificación y corrección visual de los resultados.
- Mejora Continua: Los sistemas de gestion siempre tienen como objetivo la busqueda de la mejora continua. Igualmente nuestros cuestionarios no son permanentes, deben ser revisados periodicamente para identificar posibles mejoras, aclaraciones o simplificaciones en los mismos.
