El proceso de intercambio de información, exigencia legal deber de coordinación y cooperación del Real Decreto 171/2004 de Coordinación de Actividades Empresariales, actualmente genera muchas gestiones y múltiples dudas. Cada vez son más los documentos a cargar y/o revisar. En este artículo analizamos cuáles son los errores documentales más comunes.
El art. 10 del Real Decreto 171/2004 de Coordinación de Actividades Empresariales indica que “antes del inicio de la actividad en su centro de trabajo, el empresario principal exigirá a las empresas contratistas y subcontratistas que le acrediten por escrito que han realizado, para las obras y servicios contratados, la evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva. Asimismo, el empresario principal exigirá a tales empresas que le acrediten por escrito que han cumplido sus obligaciones en materia de información y formación respecto de los trabajadores que vayan a prestar sus servicios en el centro de trabajo”.
Un buen procedimiento de Coordinación de Actividades puede ayudar a hacer mucho más eficiente este proceso.
La normalización de los procedimientos documentales de gestión y el mantener la documentación actualizada y localizada es precisamente un punto esencial en vistas a lograr la mayor racionalización y simplificación posible de las actuaciones y de los registros que de ellas se deriven. Por otra parte, no nos hemos de centrar en el número de registros (“cuanto más papeles me firme el trabajador estaré más cubierto”) sino en la obligatoriedad y calidad de estos (formatos, firmas, referencias normativas). Tales registros documentales no sólo han de permitir justificar lo realizado, por ejemplo dando respuesta a la inspección de trabajo ante un requerimiento, sino que han de facilitar medir y controlar la calidad de las actuaciones planificadas y los resultados que de ellas son esperados. De lo contrario nuestra operativa de trabajo no será eficaz.
Errores en la documentación de contratas controlada
El mayor número de ineficiencias documentales tiene por objeto la Documentación crítica incorrecta:
- Evaluación de riesgos. En muchos casos son incompletas e inconcretas, se quedan en lo general y no son específicas, obviando los riesgos concurrentes
- Planificación de la actividad preventiva insuficiente. Cabe destacar la ausencia de objetivos u objetivos poco definidos y conocidos por la organización. Planes no concretos, sin calendario de ejecución ni responsables.
- Designaciones de figuras preventivas incompletas. Insuficiente definición de funciones y responsabilidades de recursos preventivos
¿Estás tranquilo en caso de inspección o accidente en tus instalaciones?
Si cada día corres el riesgo de incumplir con las exigencias legales, porque en tu empresa no existe un procedimiento adecuado y tienes que gestionar la recepción o el envío de la documentación de entre varios canales (e-mail, fax, entrega de documentación en reunión). Si todo el papeleo te quita tiempo para evaluar correctamente los riesgos e incluir las medidas preventivas con garantías en tu organización. Si dependes de tus compañeros de otros departamentos (administración, RRHH) para que te pasen documentación de los contratistas que necesitas registrar. Si alguna te has estresado porque has perdido o no has logrado localizar documentación de tus contratistas. CTAIMACAE.net puede ayudarte simplificando, agilizando y garantizando el cumplimiento legal de los deberes de la Coordinación de Actividades Empresariales.
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