En mi incursión en el mundo de la gestión de la documentación relacionada con la subcontratación (provengo de una empresa de software), he tenido la oportunidad de observar la problemática que esto representa para los profesionales encargados de esta tarea.
Dejando a un lado la complicación que supone la propia mecánica para la gestión de esta documentación (recogida de documentos, organización, control de caducidades, etc.), que es en lo que ayuda nuestro software MetaContratas, uno de los principales problemas con que se encuentran estas personas es el de la indefinición. Una indefinición causada en unos casos por la ausencia y en otros por la poca concreción de la normativa existente. Es habitual enfrentarse a cuestiones como:
¿Qué documentos se deben gestionar en la subcontratación? Aunque para algunos está muy claro que sólo deben ser documentos relacionados con PRL, la realidad es que en este importante flujo circulan documentos de todo tipo (PRL, SS, administrativos, etc.). No es difícil encontrar empresas que solicitan más de 10 documentos por empleado.
Cuando a un responsable que tiene que decidir si solicitar o no un documento le surge esta duda, tiende a optar por pedirlo, “por si las moscas”. Sin embargo en la parte contraria, si al subcontratista le surge también la duda de si es correcto entregar un documento o no, se le disipa rápidamente, en cuanto le condicionan el acceso al centro o el pago de la factura, a la entrega de esa documentación.
¿Qué plazo de vigencia tienen los documentos? Volvemos a encontrarnos de nuevo con una indefinición, que si bien no es en todos los casos y para todos los documentos, sí es cierto que para algunos sí ocurre. ¿Qué validez tiene un documento de acuse de recibo de entrega de EPIS, que hace referencia a varios EPIs, cada uno con distinta vida prevista?
¿Cuánto tiempo se deben guardar esos documentos? En este caso también he oído respuestas y visto referencias a normativas de lo más variopinta, pero no he encontrado ninguna que lo fije con nitidez. Algunos, imagino que por un efecto de simpatía, aluden a los 4 años que se debe guardar la documentación fiscal.
La difícil acreditación del alta en la SS. Todas las empresas suelen solicitar documentación para acreditar el alta, bien a través del documento de alta en la SS (TA2), bien a través del documento de cotizaciones (TC2). La realidad es que el primero sólo acredita que una vez hubo un alta (puede ser de hace años) y el segundo, se acerca un poco más y acredita que un empleado estuvo en alta hace aproximadamente dos meses, pero no que esté en alta en el momento actual.
Y por si la complicación no es poca, hay que tener también en cuenta la normativa de protección de datos personales, afectando sobre todo a las empresas que tienen que ceder datos de sus trabajadores a una empresa que les contrata.
Esta cuestión en concreto está contemplada de forma general en el artículo 10.2 del reglamento que desarrolla la LOPD (1720/2007) y en el que se permite la cesión sin consentimiento del interesado, cuando existe un interés legítimo o son necesarios para el cumplimiento de un deber impuesto por alguna otra norma.
Sin embargo, cuando descendemos a casos concretos, ya no está tan claro qué se ajusta y que no a la LOPD. Y como muestra, un botón: ante una misma cuestión planteada dos veces en la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) sobre si se puede o no entregar los TC2 a una empresa que nos subcontrata, ésta emite al respecto dos informes jurídicos distintos(uno en 2006 y otro de 2009), que no dictaminan en el mismo sentido.
Si estas diferencias de criterios pueden existir entre expertos juristas, no resulta difícil imaginar la incertidumbre con la que se debe lidiar en el día a día, en este cuantioso flujo de documentación.
Informes jurídicos de la AEPD
