CAE: ¿POR QUÉ EXTERNALIZAR EL SERVICIO DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
CTAIMA Outsourcing&Consulting puede realizar, total o parcialmente, la gestión documental. Ahorrando esfuerzos y recursos, maximizando la eficiencia de la misma y garantizando una elevada calidad del servicio.
CTAIMA Outsourcing&Consulting le ofrece la posibilidad de externalizar la gestión documental vinculada a contratistas. El Servicio de Gestión Documental de CTAIMACAE.net facilita, tanto a las empresas de servicios como al titular/principal:
- El cumplimiento de los requisitos de la CAE a nivel documental (RD 171/04)
- Los requisitos corporativos adicionales establecidos por el titular/principal.
La gestión de contratistas genera un volumen de documentación que debe ser analizada, procesada y ante la que debe darse respuesta para cumplir con los requisitos legales que establece el RD 171/2004.
La gestión documental vinculada a contratistas si no se realiza con totales garantías de calidad, puede generar errores que pueden derivar en sanciones. Por ello, una buena justificación de requisitos y una correcta validación de los mismos, son clave para que el empresario principal esté tranquilo ante un requerimiento documental por parte de la inspección de trabajo o juicio.
Desde CTAIMA garantizamos que la externalización del Servicio de Gestión Documental ofrecerá a su empresa:
- Objetividad e imparcialidad en la validación documental y en la relación con el contratista.
- Reducción del tiempo y de los recursos destinados a satisfacer la gestión de contratos por todas las partes implicadas.
- Rapidez de respuesta desde que el contratista carga el documento hasta que éste es validado.
- Accesibilidad a nuestros técnicos para cualquier consulta o aclaración.
- Transparencia, pues todos los movimientos quedan registrados en el programa.
- Información permanentemente actualizada sobre estado de cumplimiento.
- La realización de auditorías mensuales de validación documental ofrece una garantía de fiabilidad en el servicio.
¿QUÉ TIPO DE DOCUMENTOS PUEDE GESTIONAR CTAIMA?
El Servicio de Gestión Documental gestiona documentos que actualmente suelen ser requeridos en la mayoría de empresas para la coordinación de actividades empresariales. Dichos documentos están vinculados a:
- La empresa (p.ej. póliza de responsabilidad civil, etc.)
- Los empleados (p.ej. formación específica, etc.)
- Vehículos y equipos de trabajo (p.ej. documentos relacionados con ADR, ITV, marcaje CE, etc.)
Asimismo, la gestión documental se extiende a otros departamentos tales como:
- Medio ambiente (p.ej. justificantes gestión final residuos)
- Calidad (p.ej. certificados de calidad,…)
- U otros
CTAIMA puede realizar, total o parcialmente, la gestión documental. Ahorrando esfuerzos y recursos, maximizando la eficiencia de la misma y garantizando una elevada calidad del servicio.
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