Nos encontramos ante una nueva etapa en constante movimiento, que gira en torno a las nuevas tecnologías e Internet y está llevando a cabo cambios profundos y transformaciones de una sociedad que se mueve en un mundo globalizado, estos cambios suponen una verdadera revolución que nos toca vivir; a pesar de que hoy por hoy muchas personas no se hayan dado cuenta de lo que “tenemos encima”.
La era digital ha venido para quedarse definitivamente entre nosotros y esto es una realidad, que cada vez está más acentuada. Toda la revolución digital está transformando de manera clara y profunda los hábitos, el lenguaje, la vida y las costumbres de muchas personas para crear una nueva cultura, “la cultura digital”.
Además, todo este aluvión tecnológico supone un reto para que las personas puedan asimilar los conocimientos, actitudes y habilidades; y, por tanto, poder aprovechar todas las ventajas que ofrece este mundo digital.
No cabe duda de las muchas ventajas que la era digital ofrece a la sociedad y a las empresas que son capaces de adaptarse ante esta nueva situación (más eficiencia, ahorro de costes, más información disponible, ahorro de papel, protección del medioambiente, optimización de los recursos).
El impacto de la tecnología en la empresa, ha sido cada vez más importante en los últimos años, el uso de las nuevas tecnologías ha logrado que las empresas sean cada vez más competitivas y que aquellas empresas que no incorporan las innovaciones tecnológicas se queden atrás.
La transformación digital: una nueva realidad para las empresas
En el caso de las empresas, esta nueva época se traduce en dos palabras esenciales: transformación digital. Porque ni el cambio es algo puntual ni va a parar aquí. En un entorno en el que la disrupción tecnológica va a tomar el mando, las compañías, independientemente de su tamaño, tienen solo dos opciones: transformarse digitalmente o prepararse para, antes o después, acabar desapareciendo.
A día de hoy la tecnología y lo digital ocupan un puesto no solo transversal, sino también estratégico. Por tanto, los directivos y líderes de la compañía deben ser los primeros en encabezar esta nueva fórmula. Para ello, deben hacerse una primera pregunta: ¿cómo va a competir mi empresa en este nuevo entorno?
No solo hay que ser estratégicos, también hay que ser rápidos. Si los paradigmas de negocio anteriores permitían tomar decisiones de manera pausada y con calma, el entorno digital ha cambiado todo esto. La disrupción actual está en pleno movimiento, así que conviene que las decisiones se tomen de manera ágil y, sobre todo, que las empresas estén preparadas para este cambio.
Raquel García Jabardo – Gerente de Cuentas/Account Manager en Lleida.net
El uso de las nuevas tecnologías para el sector de la prevención: la contratación electrónica
Muchos sectores han adaptado sus sistemas, y sus recursos a esta nueva realidad y el sector de la prevención es uno más, que debe adecuarse a esta era digital, es por ello que Lleida.net está llevando un proyecto con las empresas de prevención para automatizar y optimizar sus procesos de contratación generando un ahorro de costes y dando a sus clientes un valor añadido.
Actualmente la problemática cuando una empresa decide contratar la prevención de riesgos laborales con una compañía de prevención, se centra principalmente en:
- Falta de seguridad jurídica en la tramitación, muchos de los contratos son devueltos mediante correo electrónico con firma escaneada.
- Falta de usabilidad para el cliente, en muchos casos se dilata el proceso más de un mes.
- Falta de eficiencia en la gestión documental, todo se hace en papel.
- Ausencia de innovación tecnológica.
Nuestra experiencia en multitud de sectores como banca, seguros, utilities nos ha permitido implantar procesos de firma electrónica dotándoles de una mayor seguridad jurídica, automatización de procesos, guardia, custodia y recuperación de los mismos.
Vamos a comenzar con un ejemplo de lo que ocurre actualmente y de lo que pasaría si se hiciera uso de una de las soluciones tecnológicas de Lleida.net: la contratación electrónica.
Tienes una empresa con dos empleados y quieres contratar con un servicio de prevención entonces te mandan el contrato por correo electrónico y te dicen “imprímelo, fírmalo por duplicado, escanéalo, devuélvelo por correo electrónico y remítenos el original a la siguiente dirección y te devolveremos tu copia debidamente firmada por el servicio de prevención”, pierdes el tiempo y los recursos en imprimir, escanear y enviar por correo electrónico y por correo postal un documento que ya tienes en formato digital.
Ahora imagínate que simplemente hubieras hecho clic en el correo que te mando la empresa de prevención, hubieras abierto una web, y simplemente volvieras a hacer clic. Contrato firmado, y con un certificado que acredita la transacción.
Lleida.net, como prestador de servicios de confianza, acreditado como tal por el Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital (MINETAD), pone a disposición de los operadores de prevención una plataforma capaz de recoger todos los datos aparejados a una o varias comunicaciones electrónicas (SMS, email o web) y fijarlos en un archivo, denominado “certificado”, firmado digitalmente y con sellado de tiempo. Este documento es archivado por Lleida.net y puesto a disposición de la empresa. Su función es la de servir como evidencia ante terceros del contenido y demás datos de esa o esas comunicaciones.
¿Cuáles son las ventajas para un servicio de prevención de firmar un contrato o cualquier otro documento a través de Lleida.net?
Para la empresa de prevención, supone un ahorro de costes comerciales, administrativos y de tiempo, además de un aumento considerable de la productividad.
Para el cliente, supone un esfuerzo mínimo para la firma, desde el punto de vista de la usabilidad o de la experiencia cliente, que le permite firmar el contrato desde cualquier dispositivo ya sea móvil, tablet u ordenador y de manera inmediata.