Factores para una comunicación efectiva en Prevención de Riesgos Laborales
A día de hoy, la mayoría de empresas saben que necesitan realizar un plan de prevención de riesgos laborales con una serie de acciones y medidas que consigan una concienciación e integración real de la prevención de riesgos en la organización.
El problema surge cuando, implantado y ejecutado lo anterior, nos damos cuenta de que una o varias cosas están fallando.
Una de ellas suele ser la gestión de la comunicación interna en la materia: son muchos los factores que hacen que el mensaje, los valores y las medidas preventivas no lleguen adecuadamente al equipo.
El Plan de Comunicación en Seguridad y Salud Laboral
La comunicación tiene que ir más allá del deber de información que, como exigencia legal por la Ley de PRL, el empresario debe cumplir.
- Estudia los destinatarios, recursos y el contexto: qué medios tienes o quieres invertir y cuál es el conocimiento previo que tienen en la materia los destinatarios, sus intereses, la edad, cómo prefieren recibir la información, cuál es su percepción sobre cuestiones como las condiciones de trabajo, los procedimientos y el riesgo.
- Define los valores, objetivos y los mensajes: qué quieres conseguir y transmitir, cuáles son los valores compartidos entre la organización y el equipo y cuál es el mensaje que quieres comunicar.
- Establece las acciones para llevar a cabo el plan: quiénes serán los interlocutores, cuáles serán los medios y canales de comunicación, cuándo se llevarán a cabo las acciones y durante cuánto tiempo.
- Evalúa los resultados y revisa periódicamente la eficacia: ¿se ha cumplido lo programado? ¿se han obtenido los resultados esperados? ¿qué acciones podéis llevar a cabo para corregir las debilidades y potenciar las fortalezas del plan?
Características del mensaje
El mensaje a transmitir es formulado por la organización, enviado por los niveles intermedios o personas designadas como emisoras y recibido e interpretado por los trabajadores.
Previa a la comunicación, es importante haber hecho una labor de concienciación e implicación con el plan establecido porque a veces no falla el qué se dice si no el cómo. No se trata de decir qué hacer y cómo hacerlo si no de hacerse entender e involucrar al trabajador con aquello que se quiere conseguir. Por ello, el mensaje debe ser:
- Simple y claro.
- Transparente y creíble.
- Coherente y compartido.
- Continuo y medible en el tiempo.
Los canales de comunicación
Cada empresa tiene que elegir los canales que serán más efectivos para comunicar su mensaje en función del contenido, el contexto y el impacto que tendrán sobre los trabajadores. Cualquier canal es válido siempre y cuando llegue y haga partícipes a todos los miembros.
- Orales: reuniones, charlas, grabaciones a través de megafonía, etc.
- Escritos: cartelería, señalización, comunicados, manuales, buzón de sugerencias, etc.
- A través de la tecnología: emails, chats, vídeos, apps, juegos, redes sociales, etc.
- Detalles útiles y personalizados: EPIs con el nombre del trabajador grabado, imanes para la taquilla, taza personalizada y con mensaje, reloj como recordatorio de descansos o pausas activas, etc.
Posibles barreras de comunicación y cómo combatirlas
Es fundamental hacer un esfuerzo por corregir o eliminar los posibles obstáculos que impiden una recepción correcta de la información. Algunos ejemplos son:
- Sistema burocrático y autoritario en el que la participación de las personas es limitada o nula.
- Tecnicismos, complejidad y falta de coherencia en el mensaje.
- Desconfianza, sensación de control y posibles represalias entre los trabajadores.
- Sobrecarga de trabajo y sensación de “estar perdiendo el tiempo”.
- Falta de feedback y de revisión con el fin de comprobar que la comunicación está siendo efectiva.
Para combatir lo anterior, algunas de las acciones para llevar a cabo una comunicación efectiva en seguridad y salud en el trabajo son:
- La dirección debe estar y mostrarse implicada con la cultura preventiva: los objetivos deben ser compartidos y los mensajes deben ir dirigido no solo a los trabajadores sino también a los mandos intermedios y a la propia dirección.
- Debe empatizar, generar valores y vínculos emocionales entre las personas interlocutoras.
- Fomentar la participación, implicar y recompensar a los trabajadores para que exista una verdadera motivación por conseguir los objetivos marcados.
- Trasparencia en el mensaje, asumiendo que existen responsabilidades y errores y, por ello, es tan importante la búsqueda de soluciones por parte del equipo, con una visión anticipada y positiva.
- Establecer un diálogo continuo y buscar la colaboración de todos para conseguir el intercambio de información entre los propios compañeros de forma que también se dé una comunicación en paralelo.
- Practicar la escucha activa. Comunicar no es solo hablar, sino también escuchar.
- Disponer de mecanismos de respuesta ante las necesidades y propuestas de los trabajadores y miembros del equipo.
“La comunicación es el principal vehículo para el éxito de la gestión preventiva y su integración en la empresa.” (Guía para realizar una comunicación eficaz en prevención de riesgos laborales en la empresa y fomentar la PRL).
Fuentes y enlaces de interés:
Anabel Carrillo. SOS: Comunicación efectiva en Prevención de Riesgos: https://anabelcarrillo.com/s-o-s-comunicacion-efectiva-en-prevencion-de-riesgos-laborales%EF%BB%BF/
Anabel Carrillo. Ayuda, Visibilidad y Éxito en Prevención de Riesgos Laborales: http://anabelcarrillo.com/ayuda-visibilidad-y-exito-en-prevencion-de-riesgos-laborales/
Pepa Castillejo Poole. “De la comunicación y otros problemas”: https://dbcalidad.blogspot.com/2021/05/de-la-comunicacion-y-otros-problemas.html
Enrique Sacanell Berrueco, [2016]. “¿Cómo se lo digo? El arte de las conversaciones difíciles.”
Guía para realizar una comunicación eficaz en prevención de riesgos laborales en la empresa y fomentar la PRL: https://www.cep.es/wp-content/uploads/2020/05/GUI%E2%95%A0%C3%BCA-COMUNICACIO%E2%95%A0%C3%BCN-PRL_.pdf
