¿Qué documentos tienes que solicitar en Coordinación de Actividades Empresariales?
El artículo 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales exige a las empresas elaborar, conservar y poner a disposición de la autoridad laboral distinta documentación preventiva. En este sentido, toda la documentación intercambiada para cumplir con el Real Decreto 171/2004 de Coordinación de Actividades Empresariales forma parte de esta documentación.
De forma genérica, a continuación, detallamos qué documentación solicitar para cumplir con la normativa en Prevención de Riesgos Laborales y CAE.
Documentación relativa a la empresa
- Contratos mercantiles con clientes, proveedores y contratistas.
- Contratos laborales.
- Contratos de puesta a disposición de trabajadores de ETT.
- Listado de personal propio, de proveedores, contratistas y visitas.
- Documentación de la Seguridad Social de empresa, proveedores, contratistas.
- Póliza de responsabilidad civil de empresa, proveedores, contratistas.
- Plan de prevención.
- Código de identificación fiscal.
- Certificado de estar al corriente con la Agencia Tributaria.
- Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social.
- Recibo de liquidación de cotizaciones (TC1).
- Póliza de seguro de responsabilidad civil y justificante de pago.
- Póliza de seguro de accidentes (según convenio).
- Contrato sobre protección de datos personal (Cumplimiento de la LOPDGDD).
- Documentación EGCSS (entidad gestora y colaboradora de la Seguridad Social) empresa, proveedores, contratistas y visitas.
- RLC, RNT, Certificado Seguridad Social, boletín de Autónomo
- Póliza de Responsabilidad Civil
Además, de los citados anteriormente para el sector de la construcción y metal la documentación a solicitar se tiene que ampliar con:
- Acta de adhesión al plan de seguridad y salud. (Obras de construcción)
- Registro de empresas acreditadas (REA). (Obras de construcción)
- Registros de información de trabajadores de proveedores, contratistas
- Registros de formación (en PRL específica según convenio) de trabajadores de proveedores, contratistas
- Registros de entrega de EPI a trabajadores de proveedores, contratistas
- Plan de seguridad y Salud (Obras de construcción)
- Apertura de centro de trabajo (Obras de construcción)
- Libro de Subcontratación (Obras de construcción).
Documentación de Prevención de Riesgos Laborales y Seguridad Industrial:
- Instrucciones y normas de prevención de riesgos laborales.
- Estudio de seguridad y salud (obras de construcción).
- Designación de recurso preventivo o coordinador de actividades preventivas.
- Plan de seguridad y salud (obras de construcción).
- Plan de emergencia o autoprotección.
- Nombramiento del coordinador de seguridad y salud en fase de proyecto o ejecución.
- Libro de subcontratación. (obras de construcción).
- Libro de incidencias. (obras de construcción).
- Informes de notificación e investigación de incidentes.
- Ficheros con datos para elaborar indicadores e informes de prevención de riesgos laborales.
- Informes de controles periódicos, visitas o inspecciones de seguridad y observaciones planeadas.
- Modalidad preventiva aplicada en la empresa, indicando las especialidades. contratadas y justificante de pago.
- Apertura de centro de trabajo. (Obras de construcción)
- Documentación técnica, inspecciones técnicas reglamentarias, mantenimiento, proyectos y legalizaciones asociadas a equipos de trabajo, instalaciones y edificaciones.
- Registros de ofrecimiento de reconocimiento médico y certificados de aptitud médica de trabajadores de proveedores, contratistas y
- Evaluación de Riesgos y Medidas Preventivas.
- Modalidad Preventiva.
- Documento de Asociación a la Mutua.
- Certificados de empresa instaladora/mantenedora.
Documentación que solicitar a los trabajadores externos que accederán a tu centro de trabajo
- Apto médico.
- Entrega de equipos de protección individual (EPI).
- Formación en PRL.
- Formación específica en PRL dependiendo de la actividad desarrolladla por el trabajador (trabajos en altura, espacios confinados, carretillas elevadoras, trabajos eléctricos, etc.).
- Entrega de información de riesgos de la tarea a realizar y medidas preventivas.
- Contrato laboral.
- Reconocimiento de alta en la Seguridad Social (para nuevas incorporaciones).
- Informe de trabajadores en alta (ITA).
- Recibo de pago como autónomo (si fuera su caso).
- Carné de conducir o si aplica cualquier carné o formación teórico-práctica específica que lo habilita para el manejo de grúas, carretillas elevadoras, etc.
- Autorización para uso de maquinarias.
- Certificado de abono de haberes.
- Registros de información de trabajadores de proveedores, contratistas
- Registros de formación de trabajadores de proveedores, contratistas
- Registros de entrega de EPI a trabajadores de proveedores, contratistas
- Registros de ofrecimiento de reconocimiento médico y certificados de aptitud médica de trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
- Designación de recurso preventivo o coordinador de actividades preventivas.
- Actas de reuniones de coordinación de actividades empresariales (CAE).
- Cesión de equipos, productos e instalaciones a contratistas.
- Datos biométricos de los trabajadores para el control de jornada laboral.
- Modelo TA2: Solicitud de alta, baja y variación de datos del trabajador por cuenta ajena o asimilada.
- Formación en el puesto de trabajo, relativa a los riesgos del puesto.
- Información del puesto de trabajo a ejecutar, de las medidas de emergencia, etc.
- Designación de Recurso Preventivo.
- Carné/certificado profesional, formaciones específicas por sector profesional (CAP, ADR, frigorista, gruista, etc.)
- Formaciones PRL específicas por convenio
En el caso del sector de construcción es habitual requerir, en cuanto a la formación en PRL:
- Formación inicial o segundo ciclo.
- Curso nivel básico de prevención en la construcción.
- Designación recurso preventivo.
Documentación que solicitar a los equipos de trabajo (máquinas) que accederán a tu centro de trabajo
- Permisos de circulación.
- Ficha técnica.
- Inspección técnica del vehículo (ITV).
- Seguro obligatorio y justificante de pago.
- Revisiones de mantenimiento.
- Marcado CE o certificado de adecuación para equipos de trabajo.
- Manual de uso de la máquina en castellano.
- Cesión de equipos, productos e instalaciones a contratistas.
- Certificado vehículo para transporte de mercancías peligrosas
Otros documentos de Seguridad que debes solicitar
- Productos químicos: fichas de seguridad de los productos químicos.
- Herramientas manuales: manual de usuario para su correcta utilización en determinadas herramientas.
- Andamios: manual de usuario, certificado de montaje y revisiones periódicas.
¿Cómo dedicar menos tiempo a la Documentación de la Coordinación de Actividades Empresariales y PRL?
¿Quieres digitalizar todo tu departamento de Prevención de Riesgos Laborales empezando por la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales?
CTAIMACAE elimina el papeleo y demuestra que la automatización de la CAE no tiene por qué resultar complicada.
¿Quieres saber más?
Solicita una demo y te mostraremos cómo hacer una gestión documental CAE completamente digital y automatizada.
