El control de acceso de personal externo es una preocupación creciente en el ámbito de la coordinación de actividades empresariales. No es extraño que un responsable de prevención confiese con inquietud: “a veces me encuentro personas en nuestros centros que no sé quienes son”.
El momento de la verdad
El control del cumplimiento de requisitos de la CAE en el momento del acceso al centro de trabajo es un punto clave del proceso. Fija una meta de cumplimento a las contratas y de vigilancia a las empresas principales. Si se realiza, garantiza en gran medida la corrección del proceso y deja registrada esta misma corrección, por si es necesario consultarla en un futuro.
Si realizas el control de acceso en conjunción con el uso de dokify, prácticamente consigues un funcionamiento autónomo del sistema. Las contratas son responsables de tener “en verde” toda la documentación en el momento de acceder al centro y saben que si no es así su acceso será usualmente rechazado.
Más beneficios
Un beneficio adicional del control de acceso de dokify supone saber en todo momento qué personas externas tienes en tus centros de trabajo; esto da una gran tranquilidad en el caso de que sea necesaria una evacuación. Posteriormente, una vez en el centro, también puedes hacer un control del cumplimiento de requisitos de un empleado externo, por ejemplo escaneando con un móvil su carné QR. Gracias a los informes de dokify tienes a tu disposición, para cualquier periodo, los trabajadores externos que han accedido a tus centros y el tiempo de permanencia.
En dokify hemos desarrollado distintas opciones para el control de acceso y las mejoramos continuamente. Al realizar el mismo, dokify comprueba en tiempo real que todos los requisitos establecidos, tanto de empresa como de empleado, se están cumpliendo en ese momento. Todos los documentos deben estar anexados y validados correctamente. Nuestro servicio de validación ofrece la opción de la validación urgente, que facilita una validación prácticamente inmediata, también en fines de semana y festivos, para cubrir casos de rotaciones o necesidades de última hora.
Seguro que encontramos tu solución
Cubrimos en gran medida las situaciones que nos han ido planteando nuestros clientes. Estas funcionalidades están incluidas en nuestras licencias Enterprise para las empresas con el role de empresa titular o principal sin coste adicional, salvo que sea necesario desarrollar alguna funcionalidad de integración con otros sistemas involucrados.
Alguna de las opciones que disponemos son:
- Lo más básico: buscar en dokify al empleado externo y comprobar directamente en su dashboard si está en verde. Si pinchamos en “Registrar acceso” haremos un “checkin” y dokify sabrá que esta persona se encuentra en el centro correspondiente. A su salida pincharemos en “Registrar salida”.
- Usando un móvil y el carné QR de dokify. La contrata descarga el carné QR de dokify y se lo entrega a su empleado. Este carné es válido para todos los centros de sus clientes que le solicitan documentación a través de dokify. El carné QR puede ser leído con un móvil para comprobar la corrección de la documentación y registrar el acceso.
- Control de acceso autónomo con webcam. Con esta opción no es necesaria la intervención de una persona que registre el acceso. El empleado externo accede con su carné QR y lo presenta a la cámara de un ordenador. El ordenador lee el carné, automáticamente comprueba si el empleado está en verde y comunica el registro o el rechazo del mismo.
- Control de acceso autónomo con dispositivo independiente. Esta opción es similar a la anterior, pero utilizamos un dispositivo independiente, que lee el carné sin necesidad de disponer de un ordenador. Este dispositivo puede ser instalado en cualquier ubicación siempre que le facilitemos una conexión a internet y alimentación eléctrica.
- Apertura de tornos, puertas u otras barreras físicas. Utilizando la opción anterior, con un dispositivo independiente, podemos actuar, por ejemplo, sobre la apertura de una puerta. Una situación de aplicación es la siguiente: un transportista acerca para su lectura su carné QR a un lector, se comprueba automáticamente y en tiempo real sobre dokify que está en verde, y se abre automáticamente un portón para que acceda con su vehículo al centro de trabajo.
- Otras opciones. Podemos integrar dokify con distintos dispositivos y utilizar otros tipos de identificación distintos a nuestro carné QR. Estos pueden ser por ejemplo la huella dactilar o el DNI.
Si quieres cerrar el círculo de la CAE te recomendamos utilizar el control de acceso de dokify. Y si también quieres dejar registradas en dokify tus visitas, puedes utilizar nuestro módulo de visitas.
Mejoramos continuamente nuestra plataforma CAE para que la coordinación de actividades empresariales y gestión de requisitos sea cada vez más rápida, eficiente y fácil.
dokify es la solución más fácil para la coordinación de actividades empresariales (CAE), creamos una red colaborativa de empresas.
