La nueva funcionalidad permite cargar hasta 20 documentos a la vez, configurarlos una sola vez y reutilizarlos en los requisitos de todos los clientes del contratista en la plataforma. Una sola subida puede resolver hasta 25 requisitos en un único paso, con un ahorro estimado de entre 2 y 5 horas al mes.
Twind, la plataforma de gestión de contratistas, presenta Biblioteca de documentos, una nueva funcionalidad dirigida a empresas contratistas que gestionan documentación de prevención, fiscal y laboral ante múltiples clientes. La herramienta resuelve uno de los puntos de fricción más extendidos en el día a día de los técnicos de PRL del lado contratista: tener que subir manualmente el mismo seguro, certificado de formación, evaluación de riesgos o ITA al portal CAE de cada empresa titular, cada vez que el documento se renueva o un nuevo cliente lo requiere.
El problema: subir el mismo documento decenas de veces al mes
Según datos analizados por Twind sobre su base de contratistas, una empresa con cinco clientes activos y cinco documentos estándar por cliente realiza de media unas 50 subidas documentales al mes, dedicando aproximadamente un minuto a cada operación. La cifra se multiplica con cada cliente adicional, con cada nuevo contrato y con cada incorporación de trabajador.
A ese tiempo se suma el riesgo operativo: cuando un mismo documento se mantiene de forma separada en distintas plataformas CAE, basta con que una versión caduque o se rechace en uno de los portales para que un trabajador quede bloqueado en la entrada de una instalación. Sin una fuente única de verdad documental, el contratista trabaja a destiempo.
Cómo funciona la Biblioteca de documentos
Con Biblioteca de documentos, el contratista sube cada documento a su biblioteca privada en Twind una sola vez. Desde la página de gestión de requisitos puede seleccionar la opción “Seleccionar documento existente” y elegir cualquier archivo previamente cargado. Twind identifica automáticamente todos los requisitos pendientes de los clientes del contratista a los que ese mismo documento da respuesta, muestra la lista de coincidencias —cliente, contrato y tipo de requisito— y deja la decisión final de envío al usuario, que confirma con un clic.
La funcionalidad permite subir hasta 20 documentos simultáneamente y, mediante la funcionalidad complementaria de Subida individual, una sola acción puede cumplir hasta 25 requisitos de varios clientes a la vez. Cuando un documento caduca y se reemplaza en la biblioteca, todas las copias vinculadas se actualizan de forma atómica: una única versión vigente para todos los clientes, sin riesgo de desincronización.
“Los contratistas llevan años contándonos lo mismo: el problema no es subir el documento, es tener que subirlo veinticinco veces. Hemos rediseñado el flujo para que cada documento exista una sola vez en la cuenta del contratista y sea la propia plataforma la que se encargue de hacerlo llegar a donde tenga que llegar. Es la traducción operativa de un principio simple: créalo una vez, úsalo con todos tus clientes.” — Juan Romero, Director de Pricing and Packaging del Grupo CTAIMA
Impacto estimado
Para el perfil objetivo, Twind estima un ahorro de entre 2 y 5 horas al mes en tareas administrativas de gestión documental CAE, junto con una reducción significativa del riesgo de bloqueos de acceso por documentación caducada o desactualizada en alguno de los portales. En contratistas con varios contratos por cliente, el efecto multiplicador es aún mayor.
La funcionalidad responde al concepto denominado comúnmente como “CAE inversa”: la problemática vista desde el lado del contratista que debe mantener su documentación al día en múltiples plataformas de sus clientes, invirtiendo la perspectiva habitual centrada en la empresa titular.
Descubre más en su artículo dedicado a la Biblioteca de documentos.
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