Este artículo surge por las dudas que me han planteado algunos de nuestros clientes, reforzado por las conversaciones que, con potenciales colaboradores, he mantenido, a la hora de decidirse por una herramienta informática con la que poder gestionar la coordinación de Actividades Empresariales (CAE).
¿Qué necesito?
Sus principales dudas vienen por desconocer la agilidad que proporcionan estas herramientas, cuál es la sistemática de trabajo que requieren, el quién incorpora y revisa la documentación, la protección de datos, la seguridad informática implicada, y la accesibilidad entre otras cuestiones.
Muchas de estas dudas surgen por haber realizado una mala elección inicial, generalmente porque el área de prevención y seguridad y salud laboral dispone, desde siempre, de presupuestos (muy) limitados.
Las altas esferas, no implicadas directamente en la gestión de la CAE, han considerado la inversión en estos sistemas como algo superfluo. Esto suele generar problemas a medio plazo, ya que por no considerar hacer un esfuerzo superior – donde además, normalmente, no es mucha la diferencia – y por no realizar un análisis de requerimientos, no se ha contratado bien la aplicación.
Tras la acumulación de la documentación, la organización acaba sumida en un “pozo documental”, y entonces surge la pereza para buscar una nueva herramienta, más adecuada a nuestras necesidades. También nos surge la duda del cambio, ¿realmente va a funcionar la nueva? o ¿seguiré con mis mismos problemas?
Tengo que empezar citando la existencia de varias categorías de aplicaciones, gratuitas o no, para la gestión de toda la documentación asociada a la CAE. Las puedo clasificar en tres tipologías diferenciadas.
Herramientas simples
Algunas son simples aplicaciones de archivado de documentos, colocando cada uno de ellos en su carpeta asignada y controlando mediante una hoja de cálculo o similar que esa documentación existe, e incluso con su fecha de validez. Suelen ser gratuitas u ofrecidas dentro de un ERP, programa de gestión de compras, etc. Su funcionamiento poco más aporta al técnico de PRL que, cuando antaño todos llevábamos el control con una Excel y teníamos los documentos –en papel o escaneados- organizados por tipo de documento, por empresa contratista, por centro de trabajo, etc. La revisión de la documentación la realiza la propia empresa.
Herramientas de tipo intermedio relacional
Éstas, con algo más de desarrollo, permiten controlar un mayor número de parámetros y son más completas para la gestión documental. Ya no son meros “armarios” distribuidos en carpetas, sino que gestionan y relacionan su contenido. Son la mayoría de las aplicaciones existentes en el mercado y facilitan los controles –con avisos- de las fechas de expiración de los documentos. En las mismas, son las contratas las que introducen directamente su documentación, aseguran cumplimiento de la LOPD y pueden exportar algún dato a Excel. Muchas de ellas aspiran a replicar a las herramientas de nivel superior, apoyándose en una fuerte presencia comercial, pero con escaso desarrollo informático, por lo que a la larga acaban fallando. Las soluciones empresariales aquí situadas ofrecen, en su paquete de servicios, una revisión de la documentación por personal propio, pero este suele ser de baja calificación.
Nivel superior
En un nivel superior existe un número reducido de ellas en el mercado – aunque algunos del grupo anterior quieran situarse aquí-, surgen herramientas muy prácticas para la CAE, con un desarrollo y unos departamentos informáticos muy fuertes, que personalizan día si y día también su software, ajustándose a los cambiantes requerimientos y necesidades de los clientes. Los equipos de validación de la documentación ya están formados por personal cualificado, con extensa experiencia y formación en PRL y que realizan esa revisión documental en base a los criterios de aceptación definidos por los clientes.
Son herramientas personalizables al cien por cien, facilitan todo tipo de flujos de documentación –tanto entrante como saliente-, con informes personalizables en tipo y frecuencia y son válidos para cualquier actividad o número de centros de trabajo y contratas. También es posible con ellas, controlar las subcontrataciones, evitando de este modo que contratas principales nuestras puedan subcontratar trabajos a terceros que, por cualquier motivo, no deseemos.
Tras esta categorización, me gustaría explicar, de forma práctica, lo que considero que debería aportar una aplicación informática para facilitar el proceso de C.A.E. a las organizaciones, independientemente de su tamaño o actividad.
Accesos:
– Han de ser seguros y rápidos
– Realizables desde cualquier lugar, en el momento necesario, acceso web. 24/365.
– Riguroso cumplimiento de la L.O.P.D.
– Intuitivos y atractivos visualmente.
– Con la posibilidad de dotar de permisos de acceso a contratas y subcontratas para que ellas mismas tenga la libertad de introducir la documentación.
Servicios:
– Que sea multicentro: para diferentes centros de trabajo, incluidos riesgos y casuísticas particulares en cada caso. Tiene que dejar definir documentos específicos a adjuntar según el centro de trabajo, la tarea a realizar o el riesgo asociado.
– Procure un control de fechas de caducidad y expiración de los documentos.
– Minimice el uso de papel en la CAE.
– Reduzca la carga administrativa del personal propio.
– Facilite la migración de datos desde otras aplicaciones, como Excel.
– Permita adjuntar documentación de obligada descarga para subcontratas.
– Genere informes: debe facilitarlos personalizados al usuario en contenido y frecuencia.
– Validación: debe ser realizada por personal calificado a tal efecto.
Ya en otro nivel, pero aprovechando la sinergia de la CAE, la herramienta puede facilitar el control de accesos al centro de trabajo. Bien de forma manual, mediante introducción de datos de personal o de equipos, que van a acceder a un centro de trabajo, viendo inmediatamente su idoneidad, o también mediante sistemas automatizados (lectores de tarjetas, huellas dactilares, RFID, etc.), que dejarán pasar o no en función de que todo esté correcto.
En vuestra opinión, ¿se me escapa algún servicio adicional que sea indispensable?
