Una buena gestión de la prevención de la empresa no es un gasto, es una inversión. Si se lleva a cabo de forma eficaz, aporta beneficios a la empresa. Con una buena herramienta de gestión se puede incrementar la productividad de los técnicos en prevención de forma sustancial.
La correcta gestión documental de los riesgos laborales puede ser un desafío inabordable si no se cuenta con las herramientas adecuadas. Actualmente, confiar en un software que te ayude a integrar la prevención en la empresa es fundamental. Ahora bien, ¿qué requisitos son necesarios para que nuestro trabajo sea eficiente?
- Adaptable. Esto permite realizar cambios en el sistema de forma personalizada según las necesidades del cliente. Obviamente las bases de datos son complicadas de adaptar, pero cuanto más flexible sea el software, más eficiente es el técnico.
- Accesible. El software debería permitir trabajar online o en red y desconectado, de forma que puedas utilizar los tiempos de viaje o fuera de la oficina para continuar con el trabajo y, posteriormente, sincronizar la base de datos.
- Uso claro y sencillo. Los datos deberían verse de un simple golpe de vista y ser fácil en el manejo. Queremos ahorrar tiempo, por eso debería ser intuitivo en el manejo.
- Seguro. ¿Y si perdemos los datos? Para no tener ningún disgusto, debería tener la posibilidad de programar las copias de seguridad y la recuperación automática de la base de datos.
- Soporte Técnico. Si surgen dudas o problemas informáticos sería de gran ayuda disponer de un soporte técnico permanente al que poder acudir.
- Generación de los informes adaptados a las necesidades del usuario. El software debería dar opciones sobre los contenidos de los informes y generarlos en un formato editable (No en PDF), para poder ajustar o modificar datos, graficas, colores, etc.
- Atractivo visualmente. Los programas que no son atractivos generan más fatiga al usuario que aquellos que integran el color o un diseño actualizado.
- Requisitos mínimos: Un software no te debería limitar en la gestión del trabajo en prevención, ya que en estos casos, se multiplican los programas o las hojas Excel. Un software debería integrar al menos la gestión de la evaluación de riesgos, la gestión de la formación, Epis, Investigación de accidente, CAE, Evaluación de equipos y máquinas, revisiones de seguridad, productos químicos y gestión de trabajadores (altas, bajas, etc.).
- Estadística. El software debería reportar información sobre siniestralidad, incidentes, aplicación de la formación, acciones realizadas, etc.
- Copia y Utilización de datos. Un buen software te debería permitir copiar puestos, evaluaciones de equipos, etc. para luego modificarlos.
