Evitar la burocracia! Esta es la máxima, es un objetivo en sí mismo que puede reducir nuestro tiempo de trabajo en cientos de horas anuales, cientos. En prevención de riesgos tenemos unas cuantas tareas que nos roban mucho tiempo y que generan poco beneficio, atendiendo al Principio de Pareto. Según este principio, que también se conoce como la regla 80-20, el 20% de nuestras acciones nos darán el 80% de los resultados en la gestión de nuestra prevención. Sin embargo, el 80% de nuestras acciones nos darán sólo un 20% de los resultados. Esta improductividad se debe a 5 ladrones de tiempo, fundamentales y burocráticos que se sufren en los servicios de prevención. Hay más, pero hemos destacado estos cinco:
1.- Coordinación de Actividades Empresariales: Es el nº 1 de los ladrones de tiempo, montañas tremendas de documentación, que le deberemos pedir hasta al cartero, y que es el paradigma de la prevención defensiva, documentación contra la multa. Decenas de documentos por empresa y trabajador que nadie o casi nadie revisa a fondo y que muy pocos utilizan para mejorar.
2.- Entrega de EPIS y ropa de trabajo: Vemos en muchas ocasiones servicios de prevención convertidos en tiendas de ropa con sus probadores, para gafas, botas, camisas y demás Equipos o ropa de trabajo.
3.- Reuniones con… Dirección, departamentos, proveedores, etc. En ocasiones podemos gastar la mitad de nuestro tiempo en reuniones donde sólo somos necesarios en un 5% del tiempo, claramente improductivo.
4.- Auditorías internas, externas, pre-auditorías, etc. En muchas ocasiones, puede ser un gran ladrón de tiempo si nuestro sistema no soporta la actualización constante de la prevención de riesgos. Esta situación genera un bloqueo de los técnicos en PRL durante semanas para preparar auditorías.
5.- Gestión de la formación. Un buen gestor de prevención debe permitir tener históricos de formación por persona, temáticas, acciones formativas, información de riesgos, etc. En muchas ocasiones, esto son hojas Excel extensísimas y con poco orden.
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