Conclusiones del workshop realizado en MC MUTUAL sobre el teletrabajo y la prevención de riesgos laborales
Autores: Francesc Martí y Rosa Pérez – División de Servicios de Prevención de MC MUTUAL
La revolución tecnológica, y especialmente la que afecta al desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), está cambiando profundamente la organización del trabajo, haciéndola más flexible y eficiente, y facilitando que este pueda realizarse desde cualquier momento y lugar.
Si bien el trabajo a distancia no es ninguna novedad y ya viene regulado en nuestra legislación desde 2012 (art. 13 del Estatuto de los Trabajadores), lo cierto es que la extensión del uso de las TIC en las empresas está facilitando que cada vez más personas puedan trabajar sin necesidad de estar físicamente en su centro de trabajo. Aun así, esta modalidad es una opción al alcance de unos pocos “privilegiados” ─ según la encuesta de población activa, en 2018 menos de un 10% de los españoles tuvo ocasión de teletrabajar, aunque fuera ocasionalmente─. Sin embargo, se prevé que el teletrabajo sea una realidad en los próximos años para cada vez más profesionales, no solo porque supone una ventaja de cara a la conciliación de la vida familiar y laboral, o porque la reducción del número de desplazamientos supone un ahorro económico y un impulso a la sostenibilidad medioambiental en un contexto de crisis climática; sino porque es una ventaja competitiva para la empresas, pues mejora su productividad, reduce el absentismo y el presentismo, y supone un atractivo para aquellas empresas que luchan por la captación y la retención del talento.
Pese a que ya existe mucha información sobre la instauración de programas de teletrabajo en las empresas y las ventajas que puede suponer tanto para las organizaciones como para los propios trabajadores, lo cierto es que raras veces se tratan las implicaciones que esta modalidad laboral supone para la gestión de la prevención de riesgos laborales. Los teletrabajadores tienen los mismos derechos en seguridad y salud que los trabajadores que realizan su jornada presencialmente (art. 13.4 del Estatuto de los Trabajadores). Garantizar esta igualdad de derechos supone una obligación y un reto para el empresario.
Para dar respuesta a las dudas que suscita a nivel de prevención la implantación de programas de teletrabajo en las organizaciones, MC MUTUAL organizó en octubre de 2019 un workshop en el que participaron profesionales de empresas de sectores tan distintos como: administración local, empresas de consultoría y servicios de TIC, ingenierías o industria de cosméticos. Todas las empresas participantes se encontraban en una u otra fase de implantación de este tipo de programas. El objetivo de la sesión fue debatir sobre las implicaciones que el teletrabajo tiene para la prevención de riesgos laborales y promover el intercambio de experiencias y buenas prácticas entre los asistentes.
¿Qué entendemos por teletrabajo?
La principal referencia en esta materia se encuentra en el Acuerdo Marco Europeo sobre Teletrabajo de 2002 que, aunque no es exigible legalmente, es en la práctica un documento de consenso a la hora de negociar políticas de teletrabajo. Según este acuerdo marco, el teletrabajo se define como una forma de organización o de realización del trabajo, utilizando las tecnologías de la información en el marco de un contrato o de una relación de trabajo, en la cual un trabajo que podría ser realizado igualmente en los locales de la empresa, se efectúa fuera de estos locales de forma regular.
Según este acuerdo, algunas de las condiciones vinculadas a la PRL que deben caracterizar el trabajo a distancia son:
- El carácter voluntario: El teletrabajo es voluntario para el trabajador y el empresario afectados. Además, puede formar parte de la descripción inicial del puesto de trabajo o puede incorporarse más tarde.
- La igualdad en las condiciones de empleo: En lo que afecta a las condiciones de empleo, los teletrabajadores se benefician de los mismos derechos, garantizados por la legislación y los convenios colectivos aplicables. Han de tener el mismo acceso a formación y a desarrollo de la carrera profesional.
- El respeto de la vida privada: El empresario debe respetar la vida privada del teletrabajador. Si se instala un sistema de vigilancia, éste debe ser proporcional al objetivo perseguido e introducido según lo establecido en la legislación relativa a pantallas de visualización de datos.
- La provisión de equipamientos: Como regla general, el empresario será el encargado de facilitar, instalar y mantener los equipamientos necesarios para el teletrabajo regular (salvo si el teletrabajador utiliza su propio equipo), en particular los ligados a las comunicaciones. En todo caso, todas las cuestiones relativas a los equipamientos de trabajo, a la responsabilidad y a los costes han de ser definidos claramente antes de iniciar el teletrabajo.
- Organización del trabajo: El teletrabajador gestionará la organización de su tiempo de trabajo en el marco de la legislación, los convenios colectivos y las normas de la empresa aplicables. La carga de trabajo y los resultados exigibles al teletrabajador serán equivalentes a los de los trabajadores comparables que realizan su tarea en el centro de la empresa. El empresario se asegurará de tomar medidas para prevenir el aislamiento del teletrabajador con respecto al resto de compañeros.
- Salud y seguridad: El empresario es responsable de la protección de la seguridad y salud de los teletrabajadores, por lo que deberá asegurarse igualmente que las condiciones de teletrabajo la siguen garantizando.
El teletrabajo en la legislación española
En España no existe una normativa específica al respecto. Sin embargo, el Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 13.1, regula legislativamente el “Trabajo a distancia”, supuesto bajo el que cabe también el teletrabajo:
“Tendrá la consideración de trabajo a distancia aquel en que la prestación de la actividad laboral se realice de manera preponderante en el domicilio del trabajador o en el lugar libremente elegido por este, de modo alternativo a su desarrollo presencial en el centro de trabajo de la empresa”.
En esta definición es fundamental determinar qué se entiende por “preponderante”. La RAE define este término como algo que “prevalece o tiene cualquier tipo de superioridad respecto a aquello con lo cual se compara”. Viene a referirse, por tanto, que se considerará trabajo a distancia aquel en que la actividad realizada fuera de la empresa sea superior, entendemos que en términos temporales, a la actividad realizada en las instalaciones empresariales. Así, no se considera como teletrabajador aquel que realiza una parte menor de la jornada o no de forma prevalente fuera del centro de trabajo habitual.
El teletrabajo en la práctica
Dado que existen varias modalidades de teletrabajo en función del tiempo dedicado (a tiempo completo, algunas horas al día o algunos días a la semana), de la normativa se deduce que se considerarán teletrabajadores aquellos que trabajen a distancia tres o más días a la semana, o aquellos que hagan más de la mitad de la jornada diaria en casa, o aquellos que combinando ambas opciones den como resultado más del 50% del tiempo teletrabajando.
Entre las empresas asistentes al workshop se daba cierta variedad en cuanto al tiempo dedicado al teletrabajo. La mitad de estas ofrece, o está valorando ofrecer, esta opción a tiempo parcial, 1 o 2 días a la semana, mientras que la otra mitad estaría ofreciendo teletrabajar de modo preponderante a parte de sus trabajadores y parcialmente a otros.
Otro parámetro que caracteriza el teletrabajo es el lugar desde dónde se realiza el trabajo a distancia. Algunas empresas contemplan únicamente teletrabajar desde el domicilio, mientras que otras dejan libertad para que el trabajador elija dónde trabajar; esta modalidad se denomina teletrabajo itinerante.
A modo de ejemplo, T-SYSTEMS ofrece la opción de teletrabajar de un modo preponderante y desde cualquier lugar a aproximadamente la mitad de la plantilla. A esta opción la denominan “Smart working”. Con este término se caracteriza una modalidad que lleva a máximos la noción de teletrabajo. Gracias a las facilidades que permite la introducción de las TIC de última generación, las empresas pueden ofrecer a sus empleados todas las herramientas necesarias para trabajar de un modo óptimo en cualquier momento y lugar.
Para distinguir el teletrabajo preponderante del que se realiza ocasionalmente o, en todo caso, menos del 50% del tiempo de trabajo, las empresas suelen denominar a este último como “flexiday” u otro término similar, para diferenciarlo claramente del teletrabajo. Considerar esta distinción es importante puesto que, entre otras implicaciones, el teletrabajo preponderante conlleva la formalización de un contrato de trabajo a distancia, mientras que para el teletrabajo no preponderante suele ser suficiente con concretar las condiciones en un anexo al contrato.
Optimización de costes en la oficina
Las empresas que apuestan por el teletrabajo pueden optimizar algunos costes en sus oficinas. Más allá del ahorro de agua, luz o climatización que puede suponer tener parte de la plantilla teletrabajando, pueden reducir el número de metros cuadrados ocupados y el número de mesas a disposición de los empleados. Para disponer de mayor flexibilidad, estas empresas suelen optar por proveer de portátiles a sus trabajadores, dejando atrás los ordenadores de sobremesa. En ATOS, por ejemplo, tienen una política de “mesas calientes” en la que los trabajadores no tienen una mesa fija asignada, sino que se ubican en función de la disponibilidad de mesas que vienen ya equipadas con puertos de conexión y periféricos (como pantalla, teclado y ratón). T-SYSTEMS, a su vez, tiene habilitadas salas con varios puestos de trabajo que los trabajadores pueden ocupar reservando previamente mediante un aplicativo.
Acordar las condiciones de teletrabajo
La implantación del teletrabajo puede generar ciertas dudas sobre las condiciones en que va a realizarse y los derechos y obligaciones que supone para ambas partes. En cualquier caso, es necesario establecer un acuerdo previo entre empresa y trabajador en el que se concreten las “reglas del juego”.
En relación con la seguridad y salud, se deberán concretar previamente los siguientes aspectos:
- Las condiciones generales relativas a las jornadas de teletrabajo, el horario y la ubicación.
- Los procedimientos y métodos de trabajo, específicamente en relación con la forma y modo de reportar los resultados.
- Las condiciones mínimas que debe reunir el espacio de trabajo (el domicilio) y la manera cómo la empresa va a evaluar los riesgos laborales.
- Los equipos y complementos que la empresa entregará al trabajador: ordenadores, móviles, reposapiés, alzapantallas, reposamuñecas, extintores, etc.
- La asunción de costes derivados de la prestación de servicios (mobiliario, iluminación, calefacción, teléfono, internet, pólizas de seguro, etc.).
- La obligatoriedad o no de realizar el examen de salud laboral.
- La realización de formación específica del puesto de trabajo, en especial la relativa a aspectos ergonómicos del diseño del puesto de trabajo, tecnologías telemáticas, etc.
- La voluntariedad por parte del trabajador, las condiciones de reversibilidad y de suspensión del teletrabajo en caso de incumplimiento de las obligaciones acordadas.
Criterios de selección para optar al teletrabajo
No todos los puestos de trabajo ni todos los trabajadores son aptos para el teletrabajo, esta posibilidad está sujeta al cumplimiento de unas características o requisitos mínimos que la empresa deberá concretar previamente. Algunos de estos requisitos son relativos a las características del puesto de trabajo, mientras que otros hacen referencia a características y circunstancias propias del trabajador.
La posibilidad de extender esta opción al conjunto de la plantilla dependerá, lógicamente, de las características propias de la organización. En este sentido, el Ayuntamiento de Mollet del Vallés estima que podrá optar a teletrabajar el 30% de su plantilla, mientras que en otras empresas como COTY Inc., este porcentaje puede ascender hasta el 60% de sus empleados.
En general, son susceptibles de optar al teletrabajo los puestos de trabajo en los que se hace un uso importante de las TIC, en los que la tarea demanda cierto grado de autonomía y en las que la atención presencial a terceros, ya sea a compañeros o a personas ajenas a la organización, no es una función principal.
Por otro lado, los trabajadores también deben cumplir ciertos requisitos que la empresa debe definir objetivamente para que las opciones de acceso al teletrabajo sean justas y equitativas. Algunas de estas hacen referencia a las competencias y recursos que debe tener el trabajador, como disponer de la formación, la experiencia y la capacidad necesaria para trabajar sin supervisión directa, o demostrar que su domicilio reúne las condiciones mínimas para teletrabajar. Por otro lado, cuando se concibe el teletrabajo como un beneficio de cara a la conciliación de la vida familiar y laboral, pueden valorarse otras características del trabajador como el lugar de residencia, las cargas familiares o las dificultades funcionales para desplazarse.
En este sentido, en el Ayuntamiento de Mollet del Vallés, están valorando la opción de ofrecer teletrabajar al personal técnico y a aquellos empleados que tienen mayores dificultades de conciliación o desplazamiento. Por otro lado, en COTY Inc. amplían su ofrecimiento a una gran parte del personal, limitándolo únicamente a aquellos empleados que realizan trabajos manuales o que atienden presencialmente a a terceras personas, así como a todos aquellos empleados que requieren un mayor seguimiento; principalmente empleados de nueva incorporación o trabajadores en procesos de formación, de cambio de funciones o de promoción.
La actividad preventiva en el teletrabajo
La responsabilidad de garantizar la seguridad y salud en el teletrabajo es en todo momento del empresario (art. 14 Ley 31/1995 de PRL y art. 13.4 del Estatuto de los Trabajadores), por lo que debe llevarse a cabo igualmente la normal actividad preventiva, lo cual supone evaluar los riesgos laborales (art. 16 Ley 31/1995 de PRL), facilitar los equipos y medidas de protección cuando sea necesario (art. 17 Ley 31/1995 de PRL), informar y formar de los riesgos y las medidas de protección (art. 18 y 19 Ley 31/1995 de PRL), incluidas las relativas a las medidas de emergencia (art. 20 Ley 31/1995 de PRL), o garantizar la vigilancia periódica de su estado de salud en función de los riesgos inherentes al trabajo (art. 14 Ley 22/1995 de PRL).
Evaluar los riesgos laborales
Al estar el puesto de trabajo ubicado en casa del trabajador, y estando este protegido por el derecho a la inviolabilidad del domicilio, el empresario no podrá, a priori, evaluar de forma presencial las condiciones de trabajo, como tampoco adoptar las medidas preventivas que se deban implantar. Sin embargo, es una obligación del trabajador cooperar con el empresario para que este pueda garantizar su propia seguridad y salud (art. 29.6 Ley 31/1995 de PRL), por lo que deberá ser el propio trabajador “de facto” el responsable del adecuado mantenimiento de las condiciones de seguridad de su lugar de trabajo.
El acuerdo marco europeo recoge este dilema y propone que el empresario pueda acceder al domicilio del trabajador para cumplir con sus obligaciones en materia de PRL, siempre y cuando disponga del consentimiento previo de este. Es por ello recomendable que en el acuerdo entre trabajador y empresa quede constancia de cómo se resuelve esta disyuntiva.
Con el fin de salvar esta dificultad, algunas organizaciones verifican el cumplimiento de las disposiciones mínimas de seguridad y salud relativas al trabajo con PVD (Real Decreto 488/1997) mediante un checklist de autocomprobación que responde el propio trabajador. Sin embargo, aunque a día de hoy no existe una legislación específica al respecto, parece necesario diferenciar entre el teletrabajo preponderante y el que no lo es. Para el teletrabajo preponderante, consideramos que sería necesario realizar la evaluación mediante valoración directa de las condiciones de trabajo por parte de un técnico de PRL acreditado.
Algunas de las empresas asistentes al workshop están ofreciendo ya el checklist de autocomprobación a sus teletrabajadores. La evaluación presencial “a domicilio” por parte de técnicos de prevención, en el supuesto que el trabajador preste su consentimiento, supone un importante coste en horas y desplazamientos. Para solventar este problema, en ATOS están valorando la opción de realizar la evaluación a distancia por parte de técnicos del servicio de prevención propio mediante la realización de videollamadas a través de los terminales móviles. De este modo el técnico puede evaluar las condiciones de teletrabajo sin necesidad de desplazarse. Es necesario, en este caso, que las videollamadas sean registradas para dejar prueba documental de la evaluación.
Formación e información
Dada la dificultad de supervisar las condiciones de trabajo por parte del empresario, sus esfuerzos deberían centrarse en asesorar correctamente al trabajador mediante una completa formación e información previa al inicio del teletrabajo. Esta información deberá tratar sobre los siguientes aspectos:
- Formación general sobre las virtudes y riesgos del teletrabajo.
- Formación sobre aspectos organizativos (herramientas y canales de comunicación, objetivos, auto-organización y planificación de tareas, gestión de incidencias, etc.).
- Prevención de riesgos laborales y mantenimiento del espacio de trabajo, en especial en cuanto a riesgos ergonómicos en tareas con PVD, condiciones mínimas de orden y limpieza, riesgos psicosociales y otros aspectos de seguridad y de actuación en caso de emergencia o accidente.
Recursos para el seguimiento del proyecto
Para realizar el seguimiento y comprobar la correcta adecuación del teletrabajo en relación con la seguridad, la salud y el bienestar de los trabajadores, las empresas disponen de distintas herramientas a su alcance.
El uso de cuestionarios de seguimiento, tanto para el propio trabajador como para sus superiores inmediatos, o la realización de entrevistas de seguimiento, son algunos ejemplos. Algunas empresas que asistieron al workshop, como ADASA Sistemas, ya están realizando entrevistas de valoración del desempeño, enmarcadas en la gestión por objetivos, en las que se valora también el impacto del teletrabajo en el desarrollo del trabajador. En relación con lo anterior, en COTY Inc. son conscientes de que la implantación del teletrabajo requiere un cambio cultural en las organizaciones, sobre todo entre los mandos intermedios, para evolucionar del control por presentismo a la gestión por objetivos.
Por otro lado, la actividad preventiva que ya viene desarrollándose normalmente en las empresas puede usarse también como fuente de información para valorar el efecto en la salud y el bienestar de quienes realizan teletrabajo. La realización de evaluaciones de riesgos psicosociales, por ejemplo, puede servir a este propósito, como también la vigilancia de la salud.
Los exámenes de salud laboral pueden servir para el seguimiento del impacto del teletrabajo en la salud. A priori, estos reconocimientos son de aceptación voluntaria por parte del trabajador, salvo que sean indispensables para evaluar los efectos de las condiciones de trabajo sobre la salud de los trabajadores. Las excepciones a la voluntariedad han de tener, eso sí, el informe previo de la representación de los trabajadores (art. 22 Ley 31/1995 de PRL) y el protocolo aplicable debe ser el imprescindible para lograr el objetivo que se persigue con su obligatoriedad.
Conclusiones
La falta de una normativa específica respecto a la correcta gestión de la seguridad y salud en el teletrabajo y la lógica dificultad por parte de la empresa de evaluar e intervenir sobre las condiciones de trabajo del domicilio del trabajador, dificultan en gran medida la actividad preventiva en este supuesto. Este reto es especialmente relevante para las empresas que tienen a empleados trabajando de un modo preponderante, es decir, la mayor parte del tiempo. Para aquellas otras empresas que ofrecen el teletrabajo de un modo ocasional o no preponderante, las implicaciones en materia preventiva son menores.
Todo indica que en un futuro próximo, los programas de teletrabajo van a extenderse a cada vez más empresas, y las dudas que aquí se han planteado deberán irse resolviendo con la experiencia acumulada por todas ellas.
MC MUTUAL agradece a Sonia Mir y Tamara Valenzuela, de COTY Inc.; Jordi Marco, de ATOS; María Vegas y Francisco López, del Ayuntamiento de Mollet del Vallés; Pedro Fernández, de T-SYSTEMS, y Teresa Revuelta, de ADASA Sistemas, su participación en el workshop y sus aportaciones en el debate, que han quedado reflejadas en la elaboración de este artículo.