Si los equipos de seguridad se pasan las jornadas de trabajo: revisando correos electrónicos, reclamando documentación de PRL a sus proveedores, buscando en carpetas documentación, comprobando que los documentos están vigentes, registrando la información en hojas de cálculo, avisando a los contratistas de que los documentos no están correctos o han caducado, etc.
No pueden dedicar tiempo para otras tareas preventivas prioritarias y, lo que es más importante, no controlan los riesgos concurrentes.
¿Cuáles son los errores más comunes de la gestión documental CAE?
Error 1: dejar que el control de versiones se salga de control
Si estás gestionando manualmente la Coordinación de Actividades Empresariales será mucho más difícil mantener tu papeleo en orden y realizar un seguimiento de todo.
Cambiar a un sistema automatizado más eficiente con la información y datos en tiempo real, trazabilidad de todos los documentos, notificaciones y avisos de caducidad e incumplimientos y una custodia legal garantizada es una de las formas más fáciles de coordinarte con tus proveedores.
Si continúas apostando por un sistema en papel y hojas de cálculo, tendrás que invertir mucho tiempo escaneando o registrando los documentos. Además de establecer procedimientos para la «destrucción» segura de documentos obsoletos, un sistema que garantice que cumples con la normativa de protección de datos y hallar una forma que te asegure de que todos trabajáis siempre con las versiones más actualizadas.
Error 2: no organizar la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales
En un procedimiento de la Coordinación de Actividades Empresariales basado en papel, el archivo y custodia de los documentos de PRL es una de las tareas más exigentes y que consumen más tiempo a las que se enfrenta el equipo de seguridad.
Compartir la documentación CAE de un departamento a otro para su aprobación, comprobación, archivo y distribución es pesado y propenso a errores.
El equipo de seguridad, además, pierde la capacidad de realizar un seguimiento de los documentos de PRL, lo que genera una desorganización tan grave que puede amenazar su cumplimiento y no evaluar correctamente los riesgos concurrentes. Los de CAE que intercambias con proveedores, a menudo se encuentran dispersos en una multitud de departamentos (mantenimiento, compras, administración, seguridad…) y se almacenan en una amplia variedad de lugares diferentes.
Cambiar a un software de Coordinación de Actividades Empresariales evita muchos de los problemas que asumes con tu sistema basado en papel. CTAIMACAE permite que cualquier usuario autorizado acceda a la documentación CAE de los proveedores, vea fácilmente el registro completo del documento, la trazabilidad de las comunicaciones, las revisiones y el proceso de aprobación y consultar estado actual.
Error 3: No tener un proceso eficiente para gestión documental CAE
Un problema que vemos en los sistemas CAE basados en las hojas de cálculo y el papel, es la falta de una gestión eficiente de la Coordinación de Actividades Empresariales tanto entre la empresa titular como con los contratistas.
Los proveedores y contratistas a menudo se confunden acerca de la información y los pasos que deben seguir para coordinarse con la empresa principal.
En cambio, con CTAIMACAE puedes optimizar tu proceso de Coordinación de Actividades Empresariales. Además de ayudar a tus contratistas con la plataforma más intuitiva y fácil, por lo que tus contratistas nunca tienen que adivinar cuál debería ser el siguiente paso para cumplir con tus requisitos. Cualquier contratista, además puede capacitarse fácilmente dentro de la plataforma para empezar a utilizar CTAIMACAE y cuenta con el servicio de soporte.
Error 4: Intercambiar la información de la Coordinación de Actividades Empresariales a través de múltiples sistemas
Con el tiempo, muchos departamentos de PRL acumulan muchas ineficiencias y hacen que los equipos de seguridad dediquen demasiado tiempo a las hojas de cálculo. Entonces, comienzan a buscar alternativas más eficientes. Esto a menudo da como resultado que se opte por empezar utilizar herramientas (Dropbox, SharePoint, etc.) y se migre la información a varios sistemas.
Lo que finalmente implica que los técnicos de PRL tienen problemas para encontrar los documentos porque no saben dónde buscar. También puede ser muy complicado recopilar el historial completo de un documento en particular cuando se ha movido a través de múltiples sistemas, en caso de inspección de trabajo o auditoría.
Error 5: No planificar el cambio
Todas las empresas están en proceso de crecimiento y cambios continuo, más en el sector industrial.
A medida que crezcan, necesitarán subcontratar más trabajos. Pasarán de administrar solo unos pocos documentos de unos pocos proveedores a administrar miles de documentos de seguridad y revisiones.
La planificación de tu sistema de Coordinación de Actividades Empresariales no solo debe tener en cuenta sus necesidades inmediatas, sino que también debe considerar las necesidades futuras y de cumplimiento.
Si eres una empresa que quiere crecer, y, sobre todo: tenerlo todo bajo control y dedicar el 50% menos del tiempo desde el día 1 a toda la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales con tus proveedores y clientes, necesitas una solución en la que puedas confiar, tanto ahora como en el futuro.
CTAIMACAE ofrece una solución sólida, fiable y escalable, avalada por expertos, que está diseñada para adaptarse a tus necesidades y ofrece una rentabilidad insuperable.
Error 6: elegir el Software de Coordinación de Actividades Empresariales incorrecto
Como probablemente tu proceso de Coordinación de Actividades Empresariales es enormemente importante. La forma en que comunicas, cooperas y vigilas a tus proveedores define la seguridad en tu centro de trabajo. Determina si podrás o no, hacer cumplir la normativa de prevención de riesgos laborales. Fija la probabilidad de que ocurra un accidente en tus instalaciones.
Digitalizar la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales es un gran paso. Elegir el software adecuado es una prioridad.
¿Cómo dedicar menos tiempo a la Documentación de la Coordinación de Actividades Empresariales y PRL?
¿Quieres digitalizar todo tu departamento de Prevención de Riesgos Laborales empezando por la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales?
CTAIMACAE elimina el papeleo y demuestra que la automatización de la CAE no tiene por qué resultar complicada.
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