Siempre que se plantea implantar un sistema de gestión de la prevención que consiga ayudar en la gestión de la prevención en la empresa y lograr los objetivos establecidos en la ley 54/2003 (crear cultura de la prevención y integración en la actividad diaria), surge la duda de si realizarlo con medios propios o acudir a entidades consultoras externas para que nos ayuden a su realización.
En ese momento surgen muchas dudas, ya que todos conocemos situaciones de otras empresas en las que muchas veces la ayuda externa no ha sido efectiva, o bien nos ha complicado mucho la gestión diaria, o si lo realizamos internamente consume mucha dedicación no siempre con resultados positivos.
A la hora de decidir cómo hacerlo se nos plantean estos problemas.
Problemas de realizarlos internamente;
- Mucho tiempo necesario que hemos de conseguir bien quitándoselo a otras actividades necesarias o a nuestro propio tiempo personal.
- Errores en la implantación.
- Dudas de interpretaciones legales y su modo de aplicación.
- Poca colaboración de otros departamentos (al final se establece la idea de que el sistema de prevención solo aplica al departamento o Servicio de Prevención).
Principales problemas de realizarlo externamente;
- Coste económico que conlleva.
- Falta de adaptación a nuestra realidad (excesiva utilización de procedimientos patrón para todo tipo de empresas y actividades).
- Pocas sinergias entre la consultora y el Servicio de Prevención Ajeno (si lo hay).
En este artículo intentamos dar unas reglas para que seamos capaces de verificar que opción nos es más adecuada;
1.- Análisis del desarrollo de un sistema con medios propios.
1ª factor a analizar. Conocer nuestra empresa en profundidad;
- nivel de implicación de las personas de la empresa en la gestión de la prevención (concienciación, cultura previa, colaboración) especialmente enfocada a la Alta Dirección que es la que marca el nivel de cultura real e implicación de toda la Organización.
- Actividades y riesgos existentes en la empresa. Normalmente a mayor peligrosidad, mayor implicación será necesaria y un conocimiento más profundo para su desarrollo.
- Existencia y desempeño prácticos de otros sistemas de gestión en la empresa ya implantados (gestión de calidad, gestión ambiental, etc.).
2ª factor. Conocer los medios de los que disponemos.
- Competencia del personal técnico que existe para la actividad de prevención.
- Número de personas existentes para el desarrollo del sistema de prevención (SPP, trabajadores designados, Delegados de Prevención, etc)
- Estadísticas de siniestralidad.
3ª factor. Objetivos a conseguir (solamente disponer de un sistema de gestión que nos ayude, integrarlo con otros sistemas de la empresa, certificaciones, etc.).
4ª factor. Hacer análisis interno del coste de desarrollo interno, mediante el cálculo de horas necesarias, personas implicadas y asignando un coste horario para su consecución. De este modo conocemos el coste de desarrollo interno.
Una vez analizadas estas tres reglas, realizamos el cálculo de realizarlo con medios propios.
2º Análisis de realización con medios externos.
1ª paso. ¿Con qué consultoras contactar?.
- Estas es la pregunta más crítica ya que si finalmente lo hacemos externamente, una mala selección puede hacer que los resultados pueden ser peores que si lo hacemos internamente o que no haya ningún beneficio.
- Los principales problemas existentes en la selección de consultoras son;
- Excesivo número de consultoras.
- Ser consultor no requiere ninguna titulación oficial ni reconocimiento previo.
- Precios y Tarifas muy dispares.
- Metodologías muy diferentes.
- Desconocimiento de referencias de consultoras.
- Handicaps existentes hoy en día en relación a la selección de consultoras
- Poca cultura en selección de consultores más allá de los presupuestos económicos que nos ofertan.
- Poca preocupación en la aportación de conocimientos técnicos que tienen para colaborar con nosotros (titulaciones, experiencia en prevención y en nuestro sector, etc.).
- Poca preocupación en la metodología que nos ofertan.
- Desconocimiento en muchas ocasiones de lo que se quiere contratar.
Lo ideal sería realizar un sondeo entre clientes, proveedores, competencia, consulta de foros y de páginas web para extraer al menos tres consultoras a las que solicitar oferta.
2ª paso. Reunión de preparación de oferta.
- En esta reunión tenemos que conseguir que nos informen sobre:
- Experiencia en consultoria
- Experiencia en prevención.
- Referencias que posee (Clientes con los que ya ha trabajado).
- Competencia del equipo consultor que nos vaya a ayudar.
- Metodología (muy importante, ya que influye de modo crítico en el futuro de nuestro sistema de gestión).
- Adaptación a nuestra empresa y no nuestra empresa a sus métodos y procedimientos patrones.
- Nº de visitas/horas de dedicación y principalmente en nuestras instalaciones.
- Implicación de otros departamentos que solicitaran.
- Formación a realizar interna.
- Enfoque de la documentación (no es necesario que sea muy burocrática ya que es mejor garantizar mayores competencias del personal que hacer procedimientos densos que no los lee nadie.
- Cuando termina la colaboración, en qué momento se considera que el proyecto está terminado.
- Nosotros debemos informarle de lo que buscamos, objetivos y como está configurada la gestión actual de la empresa (Debilidades, fortalezas, etc.).
- Esta reunión también debe ser desde nuestro lado un análisis y examen de las consultoras (percepción subjetiva, nivel de conocimientos, etc)
3ª paso. Recepción y análisis de la oferta.
En esta fase debemos hacer una tabla comparativa de precios, dedicación y recoger los puntos fuertes y débiles que vemos en cada caso.
CONCLUSION FINAL. COMPARACION RELIZACIÓN CON MEDIOS PROPIOS O EXTERNOS.
En esta fase se debe comparar los costes calculados de realizarlo con medios propios y los costes de realizarlo con medios externos y ponerlo en modo de datos (costes, horas de dedicación, metodologías, etc) para que de modo visual se observe cuál es el mejor método finalmente para su realización.
En base a este análisis, se debe decidir finalmente como se desarrollará el proyecto.
También nos sirve de base si es necesario realizar una presentación interna o justificar la contratación de una consultora.
JOSE SEVILLA TENDERO
GERENTE DE ABESYS SOLUCIONES, S.L.L.
CONSULTOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN.
AUDITOR JEFE Y EXPERTO TÉCNICO EN ENAC PARA LA ACREDITACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA PREVENCIÓN SEGÚN NORMA OHSAS 18001.
