La Coordinación de Actividades Empresariales no es solamente intercambiar documentación, pero esta tarea en muchos casos es la que acaba ocupando más tiempo y es la más tediosa. Cuando nos enfrentamos a gestionar la documentación dentro de la Coordinación de Actividades surgen numerosas dudas acerca de cómo podemos o debemos afrontarla para que no nos robe demasiado tiempo.
– Según el R.D 171/2004 hay que informar a todas las empresas que concurran en nuestro centro de trabajo sobre los riesgos que tiene dicho centro, así como de aquellos riesgos derivados de la propia concurrencia de actividades que realicen otros trabajadores y que pueda afectar a la actividad de los empleados propios o ajenos. Por lo tanto, además de las reuniones periódicas de coordinación, ¿tenemos que periódicamente distribuir documentación propia tanto relacionadas con los riesgos laborales como para cualquier otra información que queramos hacerles llegar? Estas tareas nos harán perder mucho tiempo. Lo ideal es subir la documentación a la nube y tenerla a la disposición de todas las subcontratas las 24 horas del día los 365 días del año.
– Otra tarea muy importante es avisar a las empresas subcontratadas cada vez que un documento tanto de la propia empresa como de alguno de sus empleados o máquinas va a expirar. Tarea tediosa que, si queremos tenerlo todo perfecto para cumplir con la legalidad, tenemos que afrontar. Para este punto lo ideal es un software que avise automáticamente a nuestras subcontratas de que un documento expira en breve, y además que ellos mismos puedan actualizarlo y subir el nuevo documento desde su ordenador.
– Control de accesos y documentos caducados relevantes para el acceso. Este es otro problema que nos encontramos cuando no disponemos de un software apropiado y gestionamos toda la documentación CAE en hojas Excel, por ejemplo. No podemos vincular nuestra información de manera automática con el control de accesos, por lo que podrán acceder al centro de trabajo, trabajadores con algún documento caducado con el riesgo que puede conllevar para la seguridad laboral.
Toda esta problemática se puede resolver con el software Metacontratas para la Coordinación de Actividades, que dispone además de una versión gratuita. Metacontratas es usado por empresas de todos los sectores (químicas, construcción, alimentación, automoción, energía, transporte, etc) y de todos los tamaños.
Algunas de las funcionalidades de la aplicación son:
– Avisos automáticos de documentos a expirar
– Espacio en la nube para compartir documentos con las subcontratas, etc.
– Vinculación con control de accesos
– Extracción automática de datos en documentos
– Flexibilidad de escenarios y de situaciones, incluso para empresas con centros en diferentes países.
– En constante evolución
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