Es importante no confundir la (mayor o menor) necesidad de integración de la prevención en una unidad de la estructura organizativa con el grado de integración de la prevención en dicha unidad, que debe entenderse como el grado de autonomía que tiene para desarrollar sus funciones sin tener que pedir la colaboración del Servicio de prevención.
Establecidas las directrices (en su caso) y el procedimiento para la ejecución de una actividad, las funciones de la unidad sobre la que se centra la gestión de la misma consisten, esencialmente, en la dirección y control de su ejecución. En este contexto, el grado de integración de la prevención en una unidad puede oscilar, básicamente, entre los extremos siguientes:
- La unidad comunica/consulta con el Servicio de prevención cualquier circunstancia o decisión que pueda tener repercusiones preventivas. Aparte de ello, se limita a controlar que al ejecutarse la actividad se cumplen determinados requisitos preventivos previamente establecidos y fácilmente verificables.
- La unidad dirige y controla la actividad con plena autonomía (sin separar sus aspectos productivos y preventivos), sin perjuicio de que pueda solicitar ocasionalmente al Servicio de prevención el asesoramiento que necesite.
Para disfrutar de este elevado grado de autonomía es necesario que las personas que dirijan la unidad en cuestión dispongan de los conocimientos y, en particular, de los criterios preventivos necesarios para que puedan reaccionar correctamente frente a los cambios o sucesos que se vayan produciendo, sin tener que recurrir – salvo excepciones – al asesoramiento del Servicio de prevención.
Como regla general de “mínimos”, la integración de la prevención en la unidad directamente encargada de la gestión de una determinada actividad debería incluir:
- El control de la correcta ejecución de la misma. La ejecución es correcta si se cumple el procedimiento establecido (en el que se ha integrado la prevención) no sólo en cuanto a la forma en que se desarrolla el trabajo sino también, en su caso, en cuanto a los requisitos que deben satisfacer las condiciones del trabajo y las del trabajador. El control debe incluir la identificación de los incidentes (con relevancia preventiva) producidos. Si un incidente se produce por un incumplimiento del procedimiento, dicho incumplimiento debe ser corregido en el seno de la unidad; en caso contrario, será necesario revisar el procedimiento, en colaboración, si es necesario, con el Servicio de prevención.
- La comunicación al Servicio de prevención (directamente o a través del superior jerárquico) de cualquier previsión o cambio (por ejemplo, de la adquisición de un equipo o la modificación sustancial de un lugar de trabajo), incidente u otra circunstancia que deba consultársele o necesite conocer para el correcto desempeño de sus funciones (por ejemplo, para revisar la evaluación).
Es conveniente que tanto los principales tipos de circunstancias a comunicar al Servicio de prevención, como los canales para hacerlo, estén previamente definidos.
Resulta fundamental percatarse de que la actuación del Servicio de prevención depende en gran medida de la calidad de la información que recibe (de las distintas unidades organizativas) de la empresa y de la rapidez de la transmisión. Obviamente, un Servicio de prevención no puede asesorar eficazmente respecto a decisiones que se toman y hacen efectivas sin consulta previa; no resulta extraño, por ejemplo, que un técnico del Servicio se entere, con ocasión de una visita a la empresa, de que se ha adquirido un nuevo equipo o se ha contratado temporalmente a un trabajador. De igual forma, un Servicio de prevención no puede actuar eficazmente si desconoce o conoce tardíamente los cambios o sucesos peligrosos que se producen y que podrían exigir una revisión de la evaluación de los riesgos y, en su caso, la adopción de medidas preventivas de corrección o control.
