¿Cuáles son las No Conformidades más comunes detectadas por los auditores externos?
Con el fin de evitar potenciales peligros, las Auditorías de Certificación tienen como objetivo verificar que las empresas presentan 0 No Conformidades. ¿Sabías que el 80% de ellas responden al incumplimiento de algún requisito legal y/o documental? Y tú, ¿cumples adecuadamente con toda la normativa?
Las No Conformidades son todos aquellos requisitos que no se corresponden a los dictados por las Normas Internacionales, la documentación del Sistema de Gestión o la legislación aplicable al producto o servicio, por lo que la empresa incumple con sus obligaciones. Hoy en día, cabe destacar que existe un gran volumen de compañías que no cumplen al 100% con todas las condiciones exigidas por las Auditorías de Certificación, por lo que se hace evidente la falta de control y el desconocimiento por parte del empresario. Aún así, cabe destacar que SÍ es posible realizar auditorías con 0 No Conformidades, pero para conseguirlo, es necesario conocer cuales son las principales No Conformidades más comunes:
- No identificación de los requisitos legales y otros requisitos: Debes llevar un control exhaustivo de la identificación y mantenimiento de los requisitos legales que aplican a tu empresa, ya sean vinculados a los procesos de fabricación y/o producción del producto o servicio, vinculados a la calidad, al medio ambiente e incluso a la seguridad y salud en el trabajo.
- Inadecuadas acciones correctivas y preventivas: Realiza un análisis de todas aquellas incidencias que suceden en tu empresa para mitigar las causas que las han generado.
- Descontrol de documentos: Asegúrate de que todos los documentos del sistema de gestión son aprobados y distribuidos a los usuarios de tu empresa, evitando el uso de versiones obsoletas.
A continuación detallamos las no conformidades más comunes, por área:
| Control de la documentación | Control de registros | Acción correctiva y preventiva |
• Deficiente control de copias distribuidas. Durante la auditoría aparecen copias de ediciones o revisiones de procedimientos obsoletos en los cajones del personal de la organización.
• Existencia de listados de documentación y registros que contemplan la fecha de aprobación y estado de revisión de los documentos sin actualizar debidamente tras la realización de cambios.
• Documentación aplicable no disponible para los responsables relacionados.
• Responsabilidades de revisión y aprobación de documentos no llevadas a cabo, los nombres o las personas responsables de la revisión y aprobación no coinciden con la realidad de las tareas.
• Distribución informática de documentos del sistema sin proteger los documentos contra los cambios y sin indicar que las copias impresas carecen de valor.
• Existencia de formatos de registro y registros no citados en la documentación del sistema.
| Asignación de periodo de conservación erróneo en el listado de registros.
• No considerar registros del sistema los registros de origen externo empleados en el sistema como albaranes y facturas de proveedores.
• Diseñar formatos de registro de los que se dejan campos sin cumplimentar.
• Deficiente control y documentación de las rutinas de copias de seguridad.
• Ausencia de trazabilidad documental entre registros, por ejemplo acciones correctivas abiertas a partir de no conformidades o auditorías sin especificar en el registro de la acción ningún dato identificativo de la no conformidad o la auditoría.
• Ausencia de registros citados en la documentación del sistema.
| • Las acciones correctivas y preventivas no están encaminadas a eliminar la causa real de las no conformidades reales o potenciales.
• No se encuentran definidas las responsabilidades y metodología para la apertura de las acciones correctivas y preventivas.
• No existe evidencia de la comprobación de la eficacia de las acciones, las acciones han sido cerradas sin comprobar si las no conformidades aparecen.
• No existe trazabilidad documental con las no conformidades, auditorías o antecedentes que originan la apertura de acciones correctivas y preventivas.
• Se detecta que las acciones preventivas son en realidad correctivas porque existen no conformidades previas.
• No existe evidencia documentada de las reuniones del comité de calidad en las que se decide la idoneidad de la apertura de las acciones, en contra de lo especificado en procedimiento interno de la organización.
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- Reducir las no conformidades
- Promover y facilitar la participación de todas las partes implicadas.
- Agilizar la organización y gestión de las desviaciones.
- Controlar todas las incidencias que tienen como origen los productos subministrados o servicios recibidos.
- Recopilar y analizar las incidencias detectadas por el cliente.
- Fomentar la participación de ideas o sugerencias.
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