Seguramente que en más de una ocasión te has sentido desbordado por los documentos; tu jefe ve la prevención como un gasto, que lejos de aportarle beneficios la inversión de recursos no le asegura no ser sancionado por incumplimiento o de tener problemas en la planificación de trabajos con sus proveedores, porque les “falta papeles por entregar”.
Para evitar este tipo de situaciones, y conseguir un sistema ágil de documentos en materia de prevención de riesgos laborales; cuyos registros, no solo te permitan justificar el cumplimiento de las acciones preventivas realizadas ante, por ejemplo la autoridad laboral o juez, sino que te posibiliten controlar y evaluar la calidad de las acciones realizadas y de la gestión preventiva de tus subcontratas, es necesario que mantengas un buen sistema de documental de prevención de riesgos laborales, tal y como recomienda la Nota Técnica Preventiva 591 “Documentación del sistema de prevención de riesgos laborales (III): registros documentales”. Por ello, en tu sistema de gestión de la documentación en prevención de los riesgos de las actividades realizadas por los trabajadores de tu empresa no debe faltar:
- Evaluación de los riesgos para la seguridad y salud en el trabajo, y planificación de la acción preventiva, relativa a los trabajos a ejecutar. Igual de importante es que registres las revisiones de actualización de la evaluación de riesgos realizadas y que por ello tu sistema posea un procedimiento de actualización (Art. 16 LPRL)
- Medidas de protección y de prevención a adoptar y, en su caso, material de protección que deba utilizarse. Hace referencia al caso de los registros de entrega de EPIs o las instrucciones recibidas para el uso de equipos de protección (RD 1407/1992), por citar algunos ejemplos.
- Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores. Es decir, deberás justificar que el trabajador es apto para el puesto que ocupa en base a la realización de controles de salud de acuerdo al riesgo evaluado. El empresario deberá informar al trabajador sobre el contenido y el alcance de la vigilancia de la salud, recabando el consentimiento concreto e individual e indicando los casos en los que no es posible la renuncia a la misma. (Art. 23 LPRL)
- Constancia de la información suministrada a los trabajadores sobre los riesgos generales y específicos a los que están expuestos, medidas de prevención y protección aplicables a los riesgos y medidas de emergencia (Art. 18.1 LPRL ). Incluye el registro de la información facilitada a los trabajadores sobre riesgos graves e inminentes (art. 21 LPRL)
- Justificantes de las acciones formativas específicas en materia de prevención de riesgos laborales recibidas por los trabajadores tanto propios como ajenos y acreditación de la formación recibida por dichos trabajadores para poder ocupar un puesto de trabajo o tarea con riesgos. (Art.19 LPRL)
- Resultado de los controles de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores (art. 23 LPRL). Como por ejemplo los informes de resultados de mediciones y controles de exposición al ruido de los trabajadores y acciones de mejora derivadas de éstos.
- Verificación del cumplimiento de especificaciones reglamentarias en instalaciones, maquinaria y equipos de trabajo.
Tan importante es elaborar la documentación necesaria y suficiente para argumentar una buena gestión preventiva, como que ésta se encuentre accesible de forma segura respetando la LOPD, ágil y siempre actualizada. Por este motivo, trabajar con un software que te permita gestionar la documentación de tus sistemas en la nube, permitirá a tu empresa conseguir eficacia en la realización de las tareas documentales.
CTAIMA Outsourcing & Consulting SL consciente de la dificultad que muchas empresas tienen al querer cumplir con la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, el Real Decreto 171/2004 de Coordinación de Actividades empresariales y el RD 39/1997 de Reglamento de los Servicios de Prevención en concurrencia pone a su disposición la aplicación web CTAIMACAE.net: un avanzado software-as-a-service multifunción referente en el mercado español e implantado con éxito en Argelia, Alemania, Italia, Portugal y Reino Unido para la prevención de riesgos laborales y para la gestión integral de la coordinación de actividades empresariales, empezando por la gestión de contratos y subcontratos.
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