Aun cuando no lo hagamos en papel, sino en soporte electrónico, admitido también siempre y cuando los datos almacenados conserven fielmente su contenido original, la Administración manifiesta que los empresarios y profesionales tienen el deber de conservar durante el plazo fijado en la normativa la documentación en prevención propia y de sus contrataciones.
¿Pero, cómo saber qué documentos conservar? ¿Durante cuánto tiempo?
La abundante normativa recogida en el Código Civil, el Estatuto de los Trabajadores o en la Ley General Tributaria, entre muchas otras disposiciones, establece diferentes periodos de conservación de documentos, lo cual obliga a las empresas a retener documentación durante periodos variables de tiempo. En ocasiones, un mismo documento puede ser útil para diferentes tipos de acciones, sujetas a diferentes periodos de prescripción.
| DOCUMENTACIÓN LABORAL
· Contratos de trabajo, y anexos acuerdos adicionales. · Libro de visitas. · Actas de reuniones con el Comité de Empresa. · Comunicaciones de apertura de centro de trabajo. · Contratos de puesta disposición formalizados con ETT (si procede) |
Obligación conservar la documentación: Mínimo 3 años
· Regla general de prescripción de las infracciones laborales a los 3 años (artículo 4.1 del Texto Refundido de la Ley sobe Infracciones y Sancionadores en el Orden Social (LISOS), Aprobado Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto.
· El artículo 30 del Código de comercio establece un periodo mínimo de 6 años.
· La Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre, recomienda guardarla durante 10 años. |
| DOCUMENTACIÓN EN MATERIA DE SEGURIDAD SOCIAL
· Comunicaciones de alta y baja en Seguridad Social · Documentos de cotización (TC1/TC2 Recibos de Liquidación de Cotizaciones – a partir de 2015 substituidos por RNT). · Certificados de situación de cotización |
Obligación conservar la documentación: Mínimo 4 años.
· Las infracciones en materia de Seguridad Social prescriben a los 4 años (artículo 4.2 de la LISOS). No obstante, es recomendable guardarla durante el periodo mínimo de 6 años que establece el artículo 30 del Código de comercio.
· La Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre, recomienda guardarla durante 10 años.
|
| DOCUMENTACIÓN EN MATERIA DE PREVENCIÓN RIESGOS LABORALES
· Concierto con el Servicio de Prevención · Plan de Prevención · Planificación de la Actividad Preventiva o Plan de Emergencia · Documentación sobre información y formación a los trabajadores. · Evaluación de Riesgos; · Relación de accidentes de trabajo · Expedientes de accidentes laborales o enfermedades profesionales. |
Obligación conservar la documentación: Mínimo 5 años.
· Las infracciones en materia de prevención de riesgos laborales prescriben a los 5 años si son muy graves (artículo 4.3 de la LISOS). No obstante, es recomendable guardarla durante el periodo mínimo de 6 años que establece el artículo 30 del Código de comercio. |
CTAIMA Outsourcing & Consulting SL consciente de la dificultad que muchas empresas tienen al querer cumplir con toda la legislación y normativa que les aplica en Coordinación de actividades empresariales (Real decreto 171/2004) y en materia laboral, social y de prevención de riesgos laborales. Por ello pone a su disposición la aplicación web CTAIMACAE.net que permite gestionar eficazmente toda la documentación y comunicaciones con los contratistas y agiliza el intercambio documental. CTAIMACAE.net es el único canal de comunicación, y funciona como repositorio documental en la nube para garantizar la trazabilidad y custodia de toda la documentación. Para que en caso de inspección o cualquier requerimiento pueda acceder fácilmente.
CTAIMCAE.net facilita el cumplimiento de los deberes y obligaciones exigidas por la legislación, permitiendo a las empresas coordinarse y conservar la documentación empresarial. Cumpliendo con toda la normativa antes, durante y después de la contratación y subcontratación.
¡Accede a nuestra página web y solicita ya nuestra demo gratuita!
Para más información, visita nuestra web www.ctaimacae.net o llama al 977 291 380
Te puede interesar:
El deber de información: El alcance real en la Coordinación de Actividades Empresariales
Los retos y problemas que las empresas tienen que solventar cuando se enfrentan a la Coordinación de Actividades Empresariales
Gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales ¿Te apoyas en expertos?
Conoce cuales son las novedades de la ISO 45001 en gestión de contratistas
