En un escenario tan cambiante como el que estamos viviendo, la planificación se ha convertido en una herramienta de supervivencia para muchos negocios. Por ello, saber cómo preparar un plan eficiente de contingencias para tu empresa puede ser clave.
A continuación, explicaremos qué es un plan de contingencia, por qué es necesario para tu empresa y cómo desarrollarlo en cinco sencillos pasos.
¿Qué es un plan de contingencia?
Los planes de contingencia son conjuntos de medidas que se ponen en marcha ante una interrupción de la actividad empresarial debido a un desastre natural, un ataque terrorista, un incendio o cualquier otro suceso imprevisto.
El objetivo de los planes de contingencia es minimizar el impacto del suceso y asegurar que la empresa pueda reanudar su actividad lo antes posible.
Cuando se trata de crear un plan para lidiar con riesgos, es importante tener en cuenta la norma ISO 9001:2015 para los requisitos relacionados con la gestión de riesgos.
¿Por qué necesitas un plan de contingencia para tu empresa?
Una contingencia es un evento imprevisto que puede interrumpir el funcionamiento normal de tu negocio. Pueden ser desastres naturales, como un terremoto o un huracán, o eventos causados por el hombre, como una inundación o un incendio. Sin importar la causa, si no estás preparado para afrontar una contingencia, tu negocio puede sufrir graves daños.
Un plan de contingencia te ayudará a minimizar los efectos adversos de una interrupción en el funcionamiento normal de tu negocio. Al elaborar un plan de contingencia empresarial, debes considerar todos los aspectos de tu negocio y sistemas de calidad, satisfacción del cliente, atención al cliente que se verían afectados por una emergencia y determinar cómo minimizar las consecuencias para cada uno.
Por ejemplo, si tu tienda depende de la electricidad para mantener en funcionamiento sus sistemas informáticos y registrar las ventas, debes tener un plan de continuidad para hacer frente a un apagón prolongado o cualquier impacto negativo.
Por ello, es clave en los sistemas de gestión de Calidad ISO 9001 y otros estándares como ISO 14001, ISO 27001 o ISO 45001 garantizar el cumplimiento de los requisitos.
Los 5 pasos para preparar un plan de contingencia
- Identifica las amenazas: Para poder prepararte para una contingencia, primero debes identificar las amenazas que existen. ¿Qué podría salir mal? ¿Qué podría interrumpir el funcionamiento de tu negocio? Toma en cuenta todas las posibilidades, desde un corte de energía hasta un terremoto.
- Haz un análisis de riesgos: Una vez que hayas identificado las amenazas, es hora de hacer un análisis de riesgo para determinar la probabilidad de que ocurran y su impacto en tu negocio. Esto te ayudará a priorizar qué contingencias debes planificar y cuáles son menos importantes.
Para documentar los riesgos asociados en un proceso, se recomienda identificar las probabilidades y las consecuencias utilizando el modelo R = Probabilidad x Consecuencia.
- Elabora un plan: Ahora es el momento de ponerse manos a la obra y elaborar un plan detallado para cada contingencia identificada. Debes tener en cuenta todos los aspectos necesarios para afrontar la situación, desde el suministro de insumos hasta el personal clave.
- Implementa el plan
- Realiza el seguimiento y las acciones de mejora continua: establece los indicadores, período y responsable para realizar el seguimiento. Cuando se identifiquen ineficiencias se deberá establecer medidas correctivas y evidencias de los procesos de mitigación establecidos.
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Cuando se contratan empresas y trabajadores externos para realizar algún servicio u obra en tu empresa que no tengas cubierto con el personal propio, es obligatorio que estas partes se coordinen para optimizar la seguridad de los trabajadores.
Para ello, deben evaluar los posibles riesgos y planificar las medidas preventivas necesarias. De esta manera podrás minimizar los problemas relacionados con la seguridad, las sanciones y responsabilidades en caso de incidente o accidente laboral.
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