La numerosa documentación laboral y fiscal de trabajadores, empresas contratistas y autónomos vinculada a la Coordinación de Actividades Empresariales debe ser custodiada estrictamente durante los plazos exigidos legalmente. Sólo se evitará que las empresas y sus responsables estén expuestos a cuantiosas multas relacionadas con la protección de datos y responsabilidades administrativas, civiles y penales en caso de accidente o inspección de trabajo.
¿Pero, cómo saber qué documentos conservar? ¿Durante cuánto tiempo?
La abundante normativa recogida en el Código Civil, el Estatuto de los Trabajadores o en la Ley General Tributaria, entre muchas otras disposiciones, establece diferentes periodos de conservación de documentos, lo cual obliga a las empresas a retener documentación durante periodos variables de tiempo. En ocasiones, un mismo documento puede ser útil para diferentes tipos de acciones, sujetas a diferentes periodos de prescripción.
DOCUMENTACIÓN LABORAL
• Contratos de trabajo, y anexos acuerdos adicionales.
• Libro de visitas.
• Actas de reuniones con el Comité de Empresa.
• Comunicaciones de apertura de centro de trabajo.
• Contratos de puesta disposición formalizados con ETT (si procede)
| Obligación conservar la documentación: Mínimo 3 años
• Regla general de prescripción de las infracciones laborales a los 3 años (artículo 4.1 del Texto Refundido de la Ley sobe Infracciones y Sancionadores en el Orden Social (LISOS), Aprobado Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto.
• El artículo 30 del Código de comercio establece un periodo mínimo de 6 años.
• La Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre, recomienda guardarla durante 10 años.
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DOCUMENTACIÓN EN MATERIA DE SEGURIDAD SOCIAL
• Comunicaciones de alta y baja en Seguridad Social
• Documentos de cotización (TC1/TC2 Recibos de Liquidación de Cotizaciones – a partir de 2015 substituidos por RNT).
• Certificados de situación de cotización
| Obligación conservar la documentación: Mínimo 4 años.
• Las infracciones en materia de Seguridad Social prescriben a los 4 años (artículo 4.2 de la LISOS). No obstante, es recomendable guardarla durante el periodo mínimo de 6 años que establece el artículo 30 del Código de comercio.
• La Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre, recomienda guardarla durante 10 años.
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DOCUMENTACIÓN EN MATERIA DE PREVENCIÓN RIESGOS LABORALES
• Concierto con el Servicio de Prevención
• Plan de Prevención
• Planificación de la Actividad Preventiva o Plan de Emergencia
• Documentación sobre información y formación a los trabajadores.
• Evaluación de Riesgos;
• Relación de accidentes de trabajo
• Expedientes de accidentes laborales o enfermedades profesionales.
| Obligación conservar la documentación: Mínimo 5 años.
• Las infracciones en materia de prevención de riesgos laborales prescriben a los 5 años si son muy graves (artículo 4.3 de la LISOS). No obstante, es recomendable guardarla durante el periodo mínimo de 6 años que establece el artículo 30 del Código de comercio.
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CTAIMA Outsourcing & Consulting SL consciente de la dificultad que muchas empresas tienen al querer cumplir con toda la legislación y normativa que les aplica en Coordinación de actividades empresariales (Real decreto 171/2004) y en materia laboral, social y de prevención de riesgos laborales. Por ello pone a su disposición la aplicación web CTAIMACAE.net que permite gestionar eficazmente toda la documentación y comunicaciones con los contratistas y agiliza el intercambio documental. CTAIMACAE.net es el único canal de comunicación, y funciona como repositorio documental en la nube para garantizar la trazabilidad y custodia de toda la documentación. Para que en caso de inspección o cualquier requerimiento pueda acceder fácilmente.
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