La numerosa documentación laboral y fiscal de trabajadores, empresas contratistas y autónomos vinculada a la Coordinación de Actividades Empresariales debe ser custodiada estrictamente durante los plazos exigidos legalmente. Sólo se evitará que las empresas y sus responsables estén expuestos a cuantiosas multas relacionadas con la protección de datos y responsabilidades administrativas, civiles y penales en caso de accidente o inspección de trabajo.
¿Pero, cómo saber qué documentos conservar? ¿Durante cuánto tiempo?
La abundante normativa recogida en el Código Civil, el Estatuto de los Trabajadores o en la Ley General Tributaria, entre muchas otras disposiciones, establece diferentes periodos de conservación de documentos, lo cual obliga a las empresas a retener documentación durante periodos variables de tiempo. En ocasiones, un mismo documento puede ser útil para diferentes tipos de acciones, sujetas a diferentes periodos de prescripción.
| DOCUMENTACIÓN LABORAL • Contratos de trabajo, y anexos acuerdos adicionales. • Libro de visitas. • Actas de reuniones con el Comité de Empresa. • Comunicaciones de apertura de centro de trabajo. • Contratos de puesta disposición formalizados con ETT (si procede) | Obligación conservar la documentación: Mínimo 3 años • Regla general de prescripción de las infracciones laborales a los 3 años (artículo 4.1 del Texto Refundido de la Ley sobe Infracciones y Sancionadores en el Orden Social (LISOS), Aprobado Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto. • El artículo 30 del Código de comercio establece un periodo mínimo de 6 años. • La Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre, recomienda guardarla durante 10 años. |
|---|---|
| DOCUMENTACIÓN EN MATERIA DE SEGURIDAD SOCIAL • Comunicaciones de alta y baja en Seguridad Social • Documentos de cotización (TC1/TC2 Recibos de Liquidación de Cotizaciones – a partir de 2015 substituidos por RNT). • Certificados de situación de cotización | Obligación conservar la documentación: Mínimo 4 años. • Las infracciones en materia de Seguridad Social prescriben a los 4 años (artículo 4.2 de la LISOS). No obstante, es recomendable guardarla durante el periodo mínimo de 6 años que establece el artículo 30 del Código de comercio. • La Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre, recomienda guardarla durante 10 años. |
| DOCUMENTACIÓN EN MATERIA DE PREVENCIÓN RIESGOS LABORALES • Concierto con el Servicio de Prevención • Plan de Prevención • Planificación de la Actividad Preventiva o Plan de Emergencia • Documentación sobre información y formación a los trabajadores. • Evaluación de Riesgos; • Relación de accidentes de trabajo • Expedientes de accidentes laborales o enfermedades profesionales. | Obligación conservar la documentación: Mínimo 5 años. • Las infracciones en materia de prevención de riesgos laborales prescriben a los 5 años si son muy graves (artículo 4.3 de la LISOS). No obstante, es recomendable guardarla durante el periodo mínimo de 6 años que establece el artículo 30 del Código de comercio. |
CTAIMA Outsourcing & Consulting SL consciente de la dificultad que muchas empresas tienen al querer cumplir con toda la legislación y normativa que les aplica en Coordinación de actividades empresariales (Real decreto 171/2004) y en materia laboral, social y de prevención de riesgos laborales. Por ello pone a su disposición la aplicación web CTAIMACAE.net que permite gestionar eficazmente toda la documentación y comunicaciones con los contratistas y agiliza el intercambio documental. CTAIMACAE.net es el único canal de comunicación, y funciona como repositorio documental en la nube para garantizar la trazabilidad y custodia de toda la documentación. Para que en caso de inspección o cualquier requerimiento pueda acceder fácilmente.
CTAIMCAE.net facilita el cumplimiento de los deberes y obligaciones exigidas por la legislación, permitiendo a las empresas coordinarse y conservar la documentación empresarial. Cumpliendo con toda la normativa antes, durante y después de la contratación y subcontratación.
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