Ser CAEficientes: la optimización práctica de la CAE

Por Lucía Risueño Risueño, Responsable de PRL, Calidad y Medio Ambiente en INCATEMA, S.L.

La presencia de varias empresas en un mismo centro de trabajo exige coordinación, pero esta no siempre activa las mismas obligaciones. El proyecto Ser CAEficientes parte de esa distinción para transformar procedimientos estandarizados en una CAE proporcionada, jurídicamente coherente y orientada a la seguridad efectiva de las personas trabajadoras.

Cuando la CAE pierde de vista su finalidad

En la práctica preventiva, la Coordinación de Actividades Empresariales se asocia con frecuencia a intercambios documentales, listados de requisitos y validaciones periódicas. Estas herramientas pueden ser útiles, pero el problema aparece cuando el procedimiento se aplica de manera uniforme a situaciones empresariales distintas y la acreditación documental desplaza al análisis de los riesgos que verdaderamente pueden interferir durante los trabajos. Esta fue la realidad observada por INCATEMA al comenzar, en abril de 2025, a realizar actuaciones en puntos de suministro energéticos situados en instalaciones industriales y de grandes consumidores.

Nuestra compañía trabaja como empresa colaboradora de entidades distribuidoras de suministros esenciales y accede a centros de terceros para efectuar altas, lecturas, inspecciones, mantenimiento, sustituciones o retiradas de contadores y de sus elementos auxiliares. Son intervenciones que, por lo general, duran entre una y cuatro horas y, por tanto, pueden llevar a una misma persona trabajadora a visitar varios centros en una jornada.

Para autorizar los accesos, numerosas organizaciones exigen a priori una amplia documentación preventiva, además de en otras temáticas, como certificados tributarios, de Seguridad Social, seguros de responsabilidad civil, documentos personales identificativos, etc. Entre los documentos preventivos están las acreditaciones de modalidades preventivas, las evaluaciones de riesgos y las planificaciones de la actividad preventiva, acreditaciones de formación y registros de información, aptitudes médicas, entregas de equipos de protección individual, o designaciones de recursos preventivos, entre otros formatos de registros propios que cada empresa puede tener en su sistema de gestión y que debemos cumplimentar.

Observamos, por tanto, que los procedimientos de CAE establecidos trata a todas las empresas concurrentes de la misma manera, como una subcontrata de su propia actividad, vigilando su cumplimiento normativo, aunque esa no sea la relación existente en ese caso.

Aunque a este hecho no se le suela dar importancia, el resultado es una carga considerable para todas las partes, una proliferación de documentos en empresas y una difusión de información empresarial y personal sin sentido, exagerada respecto a lo realmente necesario. Y, lo más relevante, es que la energía del trámite se concentra en reunir evidencias genéricas, produciendo una desviación del propósito preventivo: acordar cómo evitar interferencias y ejecutar la actuación con seguridad; es decir, hace que la gestión de la CAE pierda su sentido real.

La primera decisión técnica: identificar correctamente los roles

La aportación central de Ser CAEficientes consiste en comenzar cada coordinación con una pregunta previa: ¿qué relación existe realmente entre las organizaciones y qué papel desempeña cada una? No es un simple matiz terminológico, sino que de la respuesta depende el alcance de las obligaciones aplicables y, por tanto, la información y las acreditaciones que resulta razonable intercambiar.

La Ley 31/1995 y el Real Decreto 171/2004 establecen deberes de cooperación y coordinación cuando personas trabajadoras de distintas empresas coinciden en un centro. En la mera concurrencia, el núcleo preventivo se encuentra en informar sobre los riesgos específicos de las actividades que puedan afectar a otras empresas, considerar las interferencias, adoptar las medidas necesarias y comunicar las situaciones de emergencia. El empresario titular, además, debe proporcionar información e instrucciones sobre los riesgos propios del centro que puedan afectar a las actividades concurrentes.

Existe un nivel añadido cuando una empresa principal contrata o subcontrata obras o servicios correspondientes a su propia actividad y estos se ejecutan en su centro de trabajo. En ese supuesto, el artículo 24.3 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y el artículo 10 del Real Decreto 171/2004 incorporan un deber específico de vigilancia. Es en este marco donde cobran sentido determinadas acreditaciones relativas a la realización de la evaluación y la planificación preventiva, la información y formación de las personas trabajadoras que intervienen, sin requerirse legalmente la supervisión documental de otros aspectos como la modalidad preventiva, la aptitud médica o la entrega de EPIs que se acostumbra a exigir. Reseñar que legalmente se indica que se acredite por escrito que se ha realizado, en ningún caso, que deban facilitarse los documentos concretos, con los datos personales de los trabajadores, por tanto, con la emisión de un certificado de que se han efectuado estas gestiones, sería suficiente.

De forma complementaria, el artículo 43.1 de la Ley General Tributaria, el artículo 42.1 del Estatuto de los Trabajadores y varias disposiciones de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social refuerzan también la relevancia de distinguir la contrata o subcontrata de propia actividad de otras formas de concurrencia. Sus requerimientos suelen integrarse con el análogo expresado en la legislación preventiva, si bien no debería confundirse las obligaciones de vigilancia del cumplimiento normativo propias del régimen de subcontratación, con el deber de intercambio de información sobre riesgos y medidas preventivas que constituye la verdadera esencia de la CAE.

En resumen, equivocar los roles y extender automáticamente los controles propios de la empresa principal a cualquier relación empresarial para facilitar el acceso a un centro de trabajo, genera obligaciones sin correspondencia con la relación jurídica real.

De la petición automática al análisis proporcional

La proporcionalidad no implica rebajar la prevención ni prescindir de evidencias relevantes, sino que supone solicitar aquello que responde a una obligación concreta y aporta valor frente al riesgo de la actuación.

En trabajos breves sobre los equipos del punto de un suministro, la coordinación debe permitir que quien accede conozca los riesgos del centro, las normas de circulación y acceso, las medidas de emergencia y cualquier circunstancia que pueda interferir con su tarea. A su vez, la empresa interviniente debe comunicar los riesgos que su actividad pueda proyectar sobre terceros y las medidas previstas.

Este enfoque exige abandonar el automatismo. Una plataforma de gestión puede facilitar el proceso, pero no sustituye el juicio técnico. Antes de activar un paquete documental, conviene determinar quién encarga el trabajo, a quién pertenece el equipo, cuál es la finalidad de la intervención, si la actividad forma parte del ciclo productivo de la entidad titular, dónde se desarrollará, qué empresas coincidirán y qué riesgos pueden agravarse o modificarse por la concurrencia.

Las cinco preguntas que realizamos para una CAE técnicamente enfocada serían:

• ¿Qué rol desempeña cada organización: titular, concurrente o principal/subcontrata?
• ¿Es una contrata o subcontrata de obras o servicios de la propia actividad?
• ¿Qué medio de coordinación es adecuado a la peligrosidad, duración, complejidad e interferencias previstas?
• ¿Qué riesgos del centro pueden afectar a la intervención y cuáles aporta la actividad visitante?
• ¿Cada documento solicitado es necesario, pertinente y proporcional para cumplir la obligación legal o controlar un riesgo?

La comunicación como medio de coordinación

Ser CAEficientes no se apoya en una nueva aplicación ni en una inversión tecnológica, su herramienta principal es la comunicación técnica.

Cuando INCATEMA recibe una orden de trabajo, el área administrativa contacta con el centro para coordinar el acceso. Si este solicita documentación CAE, el área de PRL interviene, analizando de forma individualizada la relación empresarial y procura abrir una interlocución con el servicio de prevención o el gestor documental, según quien asuma esta responsabilidad en la empresa titular, con quienes inicia la conversación que procura la comprensión de la situación para su gestión óptima.

El proceso, por tanto, combina cuatro elementos:

• Análisis del tipo de intervención y de la relación empresarial.
• Mensajes explicativos sobre los roles.
• Asesoramiento preventivo para delimitar las obligaciones.
• Sensibilización continuada para centrar la coordinación en los riesgos en su objetivo real y legal.

Los medios son deliberadamente sencillos: correo electrónico, conversaciones telefónicas, reuniones técnicas, plataforma de gestión de documentos CAE, o cualquier otro que resulte efectivo para intercambiar la información de los aspectos relevantes del centro de trabajo, los riesgos aportados por cada una de las partes y alcanzar un acuerdo operativo para la segura convivencia durante la concurrencia de los trabajos.

Protección de datos: una dimensión inseparable de la proporcionalidad

Los procedimientos CAE acostumbran a implicar el tratamiento de información identificativa, laboral y preventiva de las personas trabajadoras, incorporando información que excede la finalidad concreta del acceso. Cuando esas evidencias se distribuyen entre multitud de clientes y plataformas, aumentan los puntos de almacenamiento y las posibilidades de acceso, conservación o reutilización.

Por ello, una revisión crítica de los requisitos documentales aporta también una mejora en la gobernanza de la información. La pregunta preventiva debe ir acompañada de una pregunta de minimización: ¿necesitamos este documento original o basta una acreditación menos intrusiva? La respuesta debe ajustarse siempre a la obligación aplicable, a la finalidad del tratamiento y a las características de la intervención. La protección de datos no es un obstáculo para la prevención, sino otro motivo para diseñar procesos precisos y proporcionados.

Resultados: cambiar procedimientos sin reducir garantías

Durante su primer año, el proyecto ha intervenido en la coordinación con cerca de 200 empresas y centros de trabajo, en los que aproximadamente el 85 % de las entidades revisaron y adaptaron sus requerimientos tras las acciones de comunicación y sensibilización efectuadas por el equipo de PRL de INCATEMA. El dato es especialmente relevante porque se logró a través de la explicación razonada del marco aplicable mediante un diálogo constructivo entre profesionales, convirtiendo cada acceso en una oportunidad de aprendizaje mutuo.

No obstante, no siempre la respuesta es favorable. Algunas organizaciones perciben que acumular documentación ofrece mayor seguridad ante un eventual siniestro, o bien insisten en mantener procedimientos corporativos establecidos que no se plantean adaptar; en esos casos, la iniciativa mantiene una posición constructiva, amplía la fundamentación técnica y busca un acuerdo que preserva tanto la seguridad como la coherencia legal del proceso, lamentando aquellos pocos casos en los que no se consigue que se replantee la situación y se persiste en el trámite de una CAE burocrática y muy poco útil.

En los numerosos casos de éxito, la adaptación permitió reducir cargas administrativas para ambas partes, limitar solicitudes carentes de utilidad en el supuesto concreto y dedicar más atención a la información preventiva necesaria. También favoreció una mejor comprensión de las figuras reguladas en la CAE y redujo la circulación de documentación personal al no resultar exigible en base a la relación empresarial que se mantiene, únicamente como empresa titular y concurrente.

La experiencia, por tanto, muestra que eficiencia y rigor no son objetivos contrapuestos, y que eliminar una solicitud innecesaria no debilita el sistema, al contrario, se refuerza la información sobre riesgos, se elige un medio de coordinación adecuado y se documentan de forma clara los acuerdos alcanzados.

Un modelo transferible a otros sectores

La metodología es aplicable a cualquier organización que acceda a centros ajenos para prestar servicios, inspeccionar equipos, realizar verificaciones, mantener infraestructuras o efectuar intervenciones puntuales. Su implantación requiere conocimiento preventivo, capacidad de análisis y habilidades para comunicar criterios técnicos con claridad. No exige herramientas especializadas ni recursos económicos adicionales.

Para los Técnicos de PRL, el modelo plantea un reto profesional de primer orden: recuperar el papel técnico de la coordinación, lo que implica saber diferenciar figuras jurídicas, comprender el proceso productivo, valorar la interacción real entre actividades, seleccionar los medios previstos por la normativa y argumentar por qué cada requisito es necesario. También exige revisar periódicamente los procedimientos estandarizados y permitir excepciones justificadas cuando el supuesto no encaja en la configuración habitual.

Coordinar mejor es prevenir mejor

Ser CAEficientes propone una idea sencilla, pero transformadora: antes de pedir y entregar documentos, comprender la relación empresarial y las obligaciones legales supeditadas a ella. Así, la CAE alcanza su mayor valor cuando facilita decisiones seguras, evita interferencias y hace que la información relevante llegue a quienes van a ejecutar o supervisar los trabajos.

La burocracia preventiva puede generar una apariencia de control, en cambio, la coordinación efectiva requiere criterio, comunicación y proporcionalidad. Orientar los recursos hacia ese objetivo mejora la seguridad jurídica, reduce exposiciones innecesarias de datos y devuelve la prevención al lugar que le corresponde: la gestión real de las condiciones de trabajo.

La coordinación de actividades empresariales no debe convertirse en una recopilación automática de documentos, ni medirse por el volumen de archivos cargados, sino por su capacidad de prevenir daños durante la concurrencia. Su alcance ha de responder a la relación jurídica existente y concentrarse en los riesgos concurrentes, las medidas preventivas y las actuaciones de emergencia.

Referencias normativas citadas

• Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.
• Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995 en materia de coordinación de actividades empresariales.
• Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores.
• Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

• Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.

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